Logiciel de facturation e-commerce

Le logiciel de facturation dédié au e commerce s’avère indispensable pour synchroniser vos données comptables et automatiser les tâches chronophages.

  • 23 novembre 2021
Logiciel de facturation e-commerce

La gestion d’une boutique en ligne vous impose des tâches très diversifiées. Afin d’empiéter le moins possible sur le temps consacré à la recherche de nouveaux produits, l’amélioration de votre site ou la conception de votre stratégie commerciale, avoir recours à un logiciel de facturation e commerce vous permet d’automatiser certaines obligations chronophages.

La compatibilité du logiciel avec la facturation e commerce

La compatibilité avec votre CMS

Lorsque vous sélectionnez votre logiciel de facturation e-commerce, il est impératif qu’il soit compatible avec votre boutique en ligne. Les CMS (systèmes de gestion de contenu) les plus utilisés sont Woo Commerce (une extension de WordPress), PrestaShop, Wizishop, Shopify ou Magento.

L’intérêt de cette compatibilité est de permettre la synchronisation entre votre boutique et la facturation de votre e commerce. Cette synchronisation doit être rétroactive, ce qui signifie que vous pouvez importer tout l’historique de votre entreprise. Par la suite, le logiciel de facturation doit vous permettre d’automatiser certaines tâches avec le plus de souplesse possible.

La possibilité de synchroniser plusieurs boutiques et plusieurs CMS

Vous débutez avec la création d’une boutique, mais, le succès venant, vous serez peut-être tenté d’en développer d’autres ! Vous pouvez également décider de commercialiser vos marchandises sur un site mono produit. Cela implique que vous créiez un nouveau site pour chaque nouvelle offre.

 Il est impératif que votre logiciel de facturation e commerce anticipe votre expansion et vous permette de synchroniser autant de boutiques que vous le souhaitez. Par ailleurs, il doit vous permettre de travailler sur des CMS différents.

En effet, vous allez peut-être tester différents systèmes, en fonction de vos produits, mais aussi en tenant compte du coût de revient, de la possibilité de personnaliser votre boutique et tout simplement en fonction de vos préférences personnelles. Vous pouvez ainsi commencer avec l’extension gratuite Woo Commerce de WordPress, mais ensuite préférer tester Shopify ou Wizishop par exemple.

Il revient au logiciel de s’adapter à vos choix, et non le contraire !

La comptabilité avec le statut de votre entreprise

Votre logiciel de facturation e commerce doit être compatible avec le statut de votre société. Si vous êtes auto entrepreneur par exemple, il gère automatiquement les seuils auxquels vous êtes soumis et vous prévient lorsque vous franchissez :

  • le seuil au-delà duquel vous devez facturer et déclarer la TVA ;
  • le seuil au-delà duquel vous ne pouvez plus travailler sous le régime de l’auto entrepreneur, mais devez choisir un nouveau statut pour votre entreprise.

Dans le second cas, le logiciel doit prévoir le transfert de votre comptabilité vers votre nouvelle société.

La création de votre base de données clients

Tout commerce dépend de ses clients et il convient d’en prendre grand soin, afin de les fidéliser et de les inciter à vous recommander dans leur entourage et sur les avis publics sur Internet.

Le fichier client constitue le pilier de votre base de données. À chaque nouveau client, et même chaque nouveau prospect, vous créez dans votre logiciel de facturation e-commerce votre fiche client. Elle vous permet de renseigner ses coordonnées, mais aussi son historique avec les échanges que vous avez eus, ainsi que le récapitulatif de ses commandes.

Il est important de soigner ces données, car elles vous sont précieuses pour vos actions commerciales. Tout client est sensible à l’attention que vous lui portez. Il sera touché si vous lui faites sentir qu’il est unique. À moins que vous ne possédiez une mémoire d’éléphant, un simple coup d’œil sur la fiche de votre client vous permet de personnaliser vos échanges.

Par ailleurs, ces données vous aident à calibrer vos promotions et opérations commerciales en ciblant les clients selon les critères de votre choix.

La personnalisation de votre facturation e commerce

Personnaliser vos factures pour vos clients

La personnalisation de vos factures peut paraître anecdotique, mais elle constitue pourtant un élément essentiel. Vous devez d’abord vous placer du point de vue du client. Lorsque vous recevez une facture, il est essentiel qu’elle soit clairement présentée, afin que vous puissiez vérifier d’un coup d’œil qu’elle correspond bien à votre commande. D’autre part, le logo et les couleurs s’impriment inconsciemment dans votre esprit et c’est ainsi que vous retenez mieux la marque de l’entreprise, ce qui lui permet de vous fidéliser naturellement. Appliquer cette personnalisation de vos factures vous permet de grappiller quelques points de notoriété, sans effort.

Par ailleurs, le choix des couleurs revêt une grande importance, car notre cerveau crée machinalement des associations d’idées. Il s’avère essentiel que vos codes couleurs soient cohérents avec votre activité. Si vous vendez par exemple des produits naturels, vous allez choisir des tons pastel, tirant plutôt sur le bleu ou le vert, tandis qu’un rouge vif apparaîtrait en contradiction avec votre éthique. Là encore, ce qui peut être considéré comme un détail trouve en réalité un écho chez le consommateur. Ce n’est pas un hasard si les grandes marques travaillent tant les couleurs de leur logo et de l’habillage de leurs produits, ainsi que des tons utilisés pour leurs campagnes publicitaires.

Personnaliser vos factures pour vous-même

La personnalisation de votre facturation e commerce est aussi utile du point de vue de l’entrepreneur. Si vous êtes à la tête de plusieurs boutiques, vous vous y retrouverez beaucoup plus facilement en différenciant vos documents comptables. Vous pouvez également officier sous différents noms d’entreprise, avec des adresses différentes, qui sont automatiquement renseignées sur vos factures.

Les options d’automatisation

Les options d’automatisation constituent un outil indispensable et précieux pour la gestion de boutiques en ligne.

La première synchronisation

Lorsque vous synchronisez pour la première fois votre e commerce, le logiciel de facturation doit importer votre historique. Il est important que vous puissiez obtenir une vision globale de vos transactions et vous devez pouvoir facturer ce qui ne l’a pas encore été.

La création des différents documents commerciaux

Facturer est obligatoire pour tenir une comptabilité en règle, mais, en fonction de votre activité, vous pouvez éditer des documents commerciaux préalables (devis, bon de commande ou bon de livraison), ainsi que des documents rectificatifs concernant une même commande (avoir partiel ou total, facture intermédiaire, nouvelle facture, etc.).

Il n’est bien sûr pas question de partir à chaque fois d’une page blanche. Le logiciel permet de convertir votre document initial dans le format de votre choix, en quelques secondes.

L’envoi automatique des factures

La souplesse d’un logiciel adapté au e commerce doit vous permettre de paramétrer les conditions d’envoi des factures en fonction de la façon dont vous travaillez.

  • Pour les marchandises réglées à la commande, l’envoi de la facture peut être systématiquement automatisé.
  • Si vous vendez des abonnements ou des prestations récurrentes, vous programmez l’édition et l’envoi des factures selon la cadence des livraisons.
  • Lorsqu’une livraison est incomplète ou défectueuse, il vous suffit de donner l’autorisation pour envoyer un avoir, partiel ou total, ou un remboursement.
  • Si vous travaillez en dropshipping, vous programmez l’envoi de la facture à votre guise, en fonction de vos fournisseurs et délais imposés par cet intermédiaire.
  • Vous paramétrez les dates d’envoi de factures fractionnées, par exemple avec un acompte à la commande et le solde à la livraison ou à la fin de l’exécution de la prestation.

Si votre activité impose d’autres particularités, vérifiez auprès de l’éditeur du logiciel de facturation si ses options d’automatisation sont compatibles avec vos besoins. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez lui demander s’il lui est possible de créer des fonctionnalités spécifiques à votre e commerce.

Une comptabilité constamment à jour

La synchronisation entre votre e commerce et votre logiciel de facturation vous garantit une comptabilité à jour. Elle vous permet de contrôler le paiement de vos factures et de vous signaler d’éventuels retards de paiement. Vous avez ainsi l’assurance de ne laisser aucun impayé sans relance.

Par ailleurs, une comptabilité à jour est indispensable pour que vos déclarations (bilan, TVA, URSSAF, etc.) correspondent en temps réel à votre activité. En cas de contrôle fiscal — qui peut être déclenché à tout moment de l’année — vous êtes assuré d’être en règle.

La facturation à l’étranger

Le commerce en ligne vous permet de vendre vos marchandises dans le monde entier. Lorsque vous envoyez une facture en dehors de la zone euro, votre logiciel de facturation e commerce doit automatiquement convertir vos prix dans la devise de votre destinataire, en se synchronisant avec la Banque Centrale Européenne pour appliquer le taux de change exact, en temps réel.

Il est aussi important que le texte de votre facture puisse être traduit de façon automatique. Votre client sera touché par cette attention et vous restera plus volontiers fidèle. Avec des échanges facilités, il sera plus enclin à vous solliciter à nouveau, ainsi qu’à vous recommander.

Le stockage dans le cloud

La quantité de documents liés à la comptabilité de votre boutique en ligne peut rapidement devenir encombrante pour votre ordinateur. Le stockage vous impose également d’organiser vos dossiers méticuleusement pour retrouver instantanément les éléments dont vous pouvez avoir besoin. Par ailleurs, si vous ne pensez pas à effectuer des sauvegardes régulières, vous vous exposez au risque de tout perdre en cas d’incident matériel.

Avec un logiciel de facturation en ligne, tous ces écueils sont évités. Vous ne stockez rien sur l’espace dont vous disposez sur votre ordinateur et l’archivage est centralisé dans le cloud. Vous n’avez pas à vous soucier des sauvegardes, car elles sont effectuées par le prestataire.

Ce stockage externe vous permet également d’accéder à vos données où que vous vous trouviez dans le monde, grâce à vos identifiants personnels.

Les exports comptables

Le logiciel de facturation vous permet de procéder à l’export de vos données comptables. La création de ces documents s’effectue en quelques clics.

Vous pouvez ainsi analyser de près votre activité. En utilisant des filtres, vous sélectionnez une période précise, un produit ou une gamme de produits, les ventes correspondant à une promotion ou action commerciale précise, etc. Vous obtenez ainsi une vision claire de l’évolution de votre chiffre d’affaires et pouvez affiner votre stratégie commerciale pour l’améliorer.

Les exports peuvent aussi être destinés à votre comptable, votre expert-comptable ou tout autre conseiller fiscal. En cas de contrôle, l’administration fiscale peut vous réclamer certains chiffres qui sont rapides à obtenir avec ces exports comptables.

Si vous êtes auto entrepreneur, cette fonctionnalité vous sert à créer votre livre des recettes et registre des achats.

Enfin, les données comptables vous servent à convaincre un banquier ou un investisseur de vous avancer de l’argent, ou à décider un partenaire de s’associer à vous.

Le calcul des charges

Toute entreprise est soumise aux charges. Pour un auto entrepreneur, elles se déclarent mensuellement ou trimestriellement. Il est intéressant de sélectionner un logiciel adapté à ce statut qui calcule sur chacune de vos ventes le montant des charges que vous devrez par la suite reverser à l’URSSAF. Ce chiffre est souvent négligé par les chefs d’entreprise novices qui ont tendance à confondre chiffre d’affaires et marge. Ce précompte vous rappelle l’importance de prévoir dans votre trésorerie les futures charges.

Bien sûr, ce chiffre n’apparaît pas sur la facture destinée au client.

La compatibilité avec les autres outils d’automatisation

Tout ce qui peut être automatisé vous fait gagner un temps précieux que vous pouvez consacrer au développement commercial de votre boutique en ligne. Informez-vous sur la possibilité de connecter les outils d’automatisation avec votre logiciel de facturation.

Pour prendre l’exemple de Zapier, ce service web vous permet de connecter vos applications préférées, en vue d’automatiser des tâches chronophages et répétitives. La plateforme agit comme un intermédiaire entre deux ou plusieurs applications. Pour programmer votre « zap », vous choisissez un « déclencheur » et déterminez l’action (ou les actions) qu’il doit effectuer automatiquement.

Pour le cas d’un auto entrepreneur gérant une ou plusieurs boutiques en ligne, il est intéressant de connecter votre logiciel de facturation à votre banque par exemple. Vous pouvez ainsi programmer des alertes diverses, concernant notamment les seuils de votre trésorerie, qui vous évitent de devoir consulter votre compte lorsque vous n’en avez pas l’utilité.

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