Logiciel de facturation mécanique

Découvrez les spécificités indispensables que doit proposer votre logiciel de facturation mécanique pour gérer efficacement votre garage.

  • 19 avril 2022
Logiciel de facturation mécanique

Loin des grandes concessions qui occupent les périphéries des villes, les garages d’entretien et de réparation de véhicules ont fort à faire pour entretenir notre parc automobile. Outre les activités relatives à la mécanique et à l’électronique, la gestion d’un garage exige la tenue d’une comptabilité scrupuleuse. Le choix d’un logiciel de facturation mécanique pertinent vous permet de ne pas y consacrer trop de temps, de bénéficier d’un outil simple et intuitif et de vous assurer d’être en règle vis-à-vis de l’administration fiscale.

Une ou plusieurs sociétés pour la gestion de votre garage ?

L’appellation générique de « garage automobile » regroupe diverses activités. Outre les opérations classiques d’entretien, vidange et réparation, vous pouvez proposer des travaux de carrosserie, peinture, rénovation de véhicules d’occasion ou de collection, dépannages et remorquages, etc. Vous pouvez également vous ménager un département très spécialisé pour les motos ou voitures de collection, les véhicules agricoles, les quads, etc. Enfin, vous pouvez proposer des services annexes, comme la vente de pièces détachées, pneus ou produits d’entretien, par exemple.

En revanche, vous n’êtes pas autorisé à exercer une activité de contrôle technique. Il s’agit d’une profession très réglementée, soumise à l’obtention d’un agrément. Celui-ci est valable durant 10 ans si votre activité est développée en réseau ou illimité si vous n’êtes pas rattaché à un réseau. Dans tous les cas, si vous ouvrez une entreprise de contrôle technique, vous aurez également besoin d’un logiciel de facturation mécanique. Par ailleurs, vous devez suivre une formation spécifique et disposer d’un local répondant aux exigences de la réglementation.

Les diplômes nécessaires pour pouvoir ouvrir une entreprise de mécanique automobile

Tout le monde n’est pas autorisé à ouvrir une entreprise de mécanique automobile, vous devez justifier la possession de diplômes spécifiques. Pour l’activité d’entretien et de réparation de véhicules, vous devez impérativement être titulaire d’un Certificat d’Aptitude Professionnelle (CAP) de maintenance des véhicules automobiles ou un Brevet de Maîtrise (BM) réparateur – gestionnaire en maintenance automobile.

Si vous détenez d’autres diplômes que ceux-là, vous devez vérifier leur validité. Ils doivent pour cela être reconnus par le RNCP, le Répertoire National des Certifications Professionnelles.

D’autre part, les métiers de l’entretien automobile sont considérés comme liés aux ICPE (Installations Classées sous la Protection de l’Environnement). En conséquence, ils sont soumis à des règles strictes veillant au respect de l’environnement. Il vous faudra remplir des déclarations et introduire des demandes d’autorisations avant de pouvoir exercer.

Le logiciel de facturation mécanique selon le type et nombre de sociétés

Votre code APE dépend de l’activité que vous choisissez. Il porte le numéro 4520 qui comprend deux sous-classes :

1.     4520A pour « Entretien et réparation de véhicules automobiles légers » ;

2.     4520B pour « Entretien et réparation d’autres véhicules automobiles ».

Vous pouvez également choisir de créer une société annexe pour une activité spécifique, comme nous l’évoquions plus haut. Le cas échéant, vous devez vous assurer que le logiciel de facturation mécanique que vous sélectionnez est compatible avec le statut juridique de vos entreprises et qu’il vous permet de gérer plusieurs entités, à partir d’une même interface.

Avec un logiciel de facturation mécanique comme Bizyness, vous pouvez jongler entre plusieurs entreprises, sans risquer de confusion. La personnalisation des éléments vous permet de modifier les logos et couleurs d’une entreprise à l’autre.

Le statut juridique de votre entreprise

Une entreprise est classée comme artisanale si vous embauchez jusqu’à 10 salariés. Au-delà, elle est considérée comme commerciale. Dans les deux cas, elle doit être immatriculée auprès de la CMA (Chambre des Métiers et de l’Artisanat), ainsi qu’au RM (Répertoire des Métiers).

 Pour l’immatriculer, vous devez choisir le statut juridique qui correspond le plus à votre activité. Les statuts les plus prisés par les garagistes sont la SARL (Société À Responsabilité Limitée) ou la SAS (Société par Actions Simplifiée).

Ces deux statuts s’adaptent que vous gériez votre entreprise seul, avec des associés ou des salariés. Si vous travaillez seul, vous avez la possibilité de créer une SAS unipersonnelle ou une SARL à associé unique. Dans ce cas, elle prendra le nom d’EURL : Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée. Vous pouvez également opter pour d’autres statuts comme l’entreprise individuelle par exemple.

Qu’est-ce qu’un bon logiciel de facturation mécanique ?

Le choix du logiciel de facturation mécanique que vous allez utiliser est capital pour tenir à jour une comptabilité en règle avec l’administration fiscale, pour éditer simplement vos factures et pour piloter votre stratégie commerciale.

Votre objectif doit être de sélectionner l’outil qui s’adapte à la forme de votre ou vos entreprises et dont la manipulation est simple, afin d’y consacrer le moins de temps possible. Vous aurez suffisamment à faire avec la gestion de votre garage pour ne pas perdre un temps précieux en formalités administratives. L’interface doit être intuitive et les diverses fonctionnalités accessibles en quelques clics.

Les fonctionnalités du logiciel de facturation mécanique

  • Adaptation aux règles comptables du statut juridique de votre entreprise.
  • Édition simple de l’ensemble des documents commerciaux et comptables : devis, factures, rapports pour l’administration fiscale ou pour l’expert-comptable, le banquier, etc.
  • Gestion de la TVA : elle doit être calculée pour figurer sur la facture, mais aussi pour être déclarée, puis régularisée.
  • Fichier client permettant de collecter et notifier l’historique de chacun, ainsi que les spécificités du véhicule.
  • Fichier fournisseurs.
  • Synchronisation de la comptabilité avec la banque, afin notamment de vérifier la trésorerie en temps réel.  
  • Paramétrage d’alertes et notifications personnalisées.
  • Automatisation du maximum d’actions : envoi des factures, relance des factures impayées, téléchargement et classements de pièces jointes, etc.

Bizyness vous propose de coupler votre logiciel avec l’outil Zapier, afin de multiplier les automatisations et gagner du temps.

Prenez du temps pour sélectionner votre logiciel de facturation mécanique

Le logiciel de facturation mécanique peut vous proposer une période d’essai gratuite. C’est le cas pour Bizyness qui vous offre deux semaines durant lesquelles vous pouvez explorer l’ensemble de ses fonctionnalités.

Tâchez de vous projeter dans l’avenir. Si vous avez des velléités d’expansion, choisissez un logiciel qui saura évoluer avec votre entreprise. D’autre part, il est important que l’accès à vos données soit souple. Plutôt que de télécharger un logiciel de facturation mécanique sur votre ordinateur de bureau, vous avez plutôt intérêt à ce que vos données soient stockées dans un cloud. Ainsi :

  • vous accédez à votre comptabilité depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone ;
  • vous pouvez partager vos accès avec un ou plusieurs collaborateurs ;
  • vous n’encombrez pas la mémoire de votre ordinateur ;
  • vous n’avez pas besoin de louer un espace de stockage ;
  • vous ne vous souciez pas des sauvegardes ;
  • votre historique demeure accessible, comme l’exige la loi.

Le temps que vous passez dans la sélection de votre logiciel de facturation mécanique n’est pas perdu, bien au contraire. Il vous permet d’optimiser la gestion de votre entreprise et de vous concentrer sur votre métier.

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