Modèle de facture pour auto entrepreneur

Découvrez comment mettre en place un modèle de facture autoentrepreneur Excel pour gagner du temps, tout en respectant les obligations légales.

  • 07 octobre 2021
Modèle de facture auto entrepreneur Excel

Quelle que soit l’importance de votre activité d’auto entrepreneur, vous devez facturer chacune de vos prestations en respectant les normes pour que votre document soit légal. À cette fin, vous pouvez télécharger en ligne ou créer de toutes pièces un modèle de facture autoentrepreneur pour Excel qui vous sert de base pour votre comptabilité. Une fois renseigné, il convient de le convertir en facture PDF pour en faciliter l’envoi, ainsi que la lecture par votre client.

Rappel sur les caractéristiques de la facture type auto-entrepreneur

Toute activité, qu’il s’agisse de vente de marchandises ou de prestation de services, doit être facturée en bonne et due forme à votre client. La facture type auto-entrepreneur reprend les mêmes caractéristiques que celle de n’importe quelle structure. Il est donc essentiel de rappeler vos obligations.

Devis, bon de commande et bon de livraison

Si vous ne disposez pas d’une grille de tarifs fixe, ou que la demande du client est particulière, vous allez lui établir un devis pour répondre à sa demande. Une fois ce devis accepté, il se transforme en bon de commande, puis en bon de livraison, puis en facture.

Pour préparer votre facture type auto-entrepreneur, vous devez prendre en compte la totalité de ces étapes, afin de ne pas avoir à renseigner chaque fois toutes les informations qui sont communes à tous les documents. Si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation professionnel, vous avez tout intérêt à automatiser ces manipulations pour ne pas perdre trop de temps avec les tâches administratives.

Toutefois, ces étapes intermédiaires ne sont pas obligatoires. Si votre activité correspond à une grille de tarifs établie, vous pouvez tout à fait vous en passer et facturer directement. Dans tous les cas, la signature d’un bon de commande est recommandée, afin de vous protéger en cas de litige.

Les mentions légales de la facture type auto-entrepreneur

Lorsque vous préparez votre modèle de facture pour Excel, vous devez prévoir toutes les mentions obligatoires listées ci-dessous pour que votre document soit légal.

  • En-tête de votre document mentionnant le mot « Facture ».
  • Votre identité avec votre nom et vos coordonnées complètes.
  • Votre numéro de Siren, suivi de la mention : immatriculé au RCS ou au RM de la ville de X. (Si votre auto entreprise est en cours d’immatriculation, précisez « SIREN en cours d’attribution ».)
  • L’identité de votre client, nom et adresse.
  • La date d’émission de la facture.
  • La date de la livraison.
  • Les numéros de devis et bon de commande si vous êtes passé par ces étapes.
  • Le numéro de la facture. (voir le paragraphe plus bas pour les précisions sur la numérotation des factures)
  • La description de votre prestation de service ou le détail des marchandises vendues.
  • Les remises prévues à la signature ou de dernière minute.
  • Le montant dû.
  • La franchise de TVA pour les auto entrepreneurs avec la mention « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ».
  • Si vous avez dépassé le seuil au-delà duquel vous devez facturer la TVA, vous devez indiquer le taux applicable, le montant HT et le montant TTC.
  • La date limite de règlement ne fait pas partie des mentions obligatoires, mais elle est préconisée. Si vous ne la mentionnez pas, vous êtes soumis au délai par défaut de 30 jours pour la France et 60 jours pour l’étranger, à dater de la livraison ou de la fin de la prestation.
  • Le mode de paiement : chèque, carte bancaire, virement, etc.
  • Les conditions d’escompte commercial et les taux des pénalités de retard.
  • Les frais de recouvrement, applicables uniquement pour les professionnels et non pour les particuliers.
  • Le numéro intracommunautaire.
  • Le centre de gestion agréé ou association agréée.
  • La RC Pro, garantie décennale et autres assurances.

Exemple facturation auto entrepreneur et numérotation

La législation fiscale est très stricte en matière de numérotation de facture. Obéir à ces règles vous permet de tenir une comptabilité irréprochable en cas de contrôle fiscal et de parer toute récrimination de votre client en cas de litige. En effet, elle vous sert à renseigner votre livre des recettes qu’il est obligatoire de tenir à jour, ainsi que de faire valoir vos droits face à d’éventuels mauvais payeurs. C’est pourquoi vous devez mettre en place un exemple de facturation auto entrepreneur fixe dès votre première facture et allez le maintenir tout au long de l’année.

Si vous ne devez éditer que quelques factures lors d’un exercice, votre comptabilité est assez simple à suivre. En revanche, si votre activité vous oblige à éditer de très nombreuses factures, votre organisation doit être irréprochable pour ne pas commettre d’impairs. Vous pouvez recourir à un logiciel de facturation professionnel qui vous assure un modèle facture infaillible, tout en vous faisant gagner du temps.

Les obligations liées à la numérotation

Votre système de numérotation doit comporter un numéro unique qui obéit à une séquence chronologique continue. Concrètement, votre modèle de facture doit impérativement :

  • porter un numéro ;
  • suivre une numérotation croissante, sans qu’aucune rupture n’apparaisse dans les chiffres ;
  • respecter la chronologie.

Dans le cas où votre facture compte plusieurs pages, le numéro doit être reporté sur chacune d’entre elles, en pied de page, en précisant le numéro de la page et le nombre de pages total, soit avec un système n/N.

Exemple de facturation auto entrepreneur sur plusieurs pages

Si votre facture comporte 4 pages, la numérotation en bas de page sera : 1/4, 2/4, 3/4 et 4/4.

Comment établir un exemple de facture pour votre numérotation

Vous devez mettre au point un exemple de facture qui devra ensuite être suivi tout au long de l’année. Vous pouvez changer votre modèle, mais seulement au début d’une nouvelle année civile et en aucun cas en cours d’année.

La numérotation la plus élémentaire consiste à opter pour une suite séquentielle simple, c’est-à-dire avec des chiffres qui se succèdent : 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, etc. Il n’est pas obligatoire de débuter par la facture n° 1, mais c’est recommandé. Vous pourrez remettre à zéro votre numérotation en début d’année seulement.

Vous pouvez ajouter des préfixes temporels pour mieux identifier vos factures. Vous pouvez ainsi ajouter l’année, ainsi que le mois.

Enfin, vous pouvez faire la distinction entre plusieurs types de clients en ajoutant un autre préfixe. C’est particulièrement utile si vous travaillez par exemple avec des clients particuliers et des clients professionnels, ou si vous proposez des services et prestations très différents. Ceci vous permet d’affecter plus précisément vos factures et de déterminer plus facilement quels sont les secteurs les plus bénéfiques avec lesquels vous réalisez vos meilleures marges.

Les pratiques strictement interdites en matière de numérotation de facture

  • Deux factures ne doivent jamais porter le même numéro. Si vous devez annuler une facture ou modifier son montant, vous devez émettre une facture rectificative ou un avoir, partiel ou total.
  • Vous ne pouvez pas donner un numéro récent à une facture ancienne qui aurait été établie à une date antérieure aux dernières factures émises.
  • Il est interdit de sauter un numéro.
  • Il ne vous est pas possible de laisser de côté un numéro pour l’utiliser ultérieurement.

Le modèle de facture auto-entrepreneur en ligne

Vous trouvez sur Internet divers sites vous proposant des modèles de facture pour auto-entrepreneur en ligne que vous pouvez télécharger gratuitement. Vous devez vous assurer que toutes les mentions obligatoires citées ci-dessus sont bien présentes.

Il vous revient ensuite de personnaliser votre exemple de facture. Ajoutez les indications qui sont propres à votre activité et qui sont utiles à votre client. Vous pouvez aussi prendre un peu de temps pour rendre votre facture plus esthétique, avec des typographies et couleurs en phase avec votre activité.

Facture papier ou facture numérique

Vous n’êtes pas obligé de numériser vos factures, bien que ce soit la solution la plus pratique pour tenir votre comptabilité. Toutefois, si vous vous déplacez chez votre client et que vous souhaitez le facturer dès la fin de votre prestation, vous pouvez utiliser une facturation manuelle.

Vous devez dans ce cas vous assurer que toutes les mentions obligatoires figurent sur votre facture. Vous pouvez alors préparer un exemple facture avec toutes les indications de base et vous n’aurez plus qu’à remplir manuellement les coordonnées de votre client, les détails de la prestation et le montant dû.

Il vous est également possible de vous équiper avec un outil informatique portable qui vous permet de finaliser la facture chez votre client. Vous pouvez ensuite la lui envoyer instantanément par mail ou lui remettre un exemplaire papier, si vous possédez une imprimante portable.

Les CGV : Conditions Générales de Vente

Lorsque vous téléchargez votre modèle de facture auto-entrepreneur en ligne, profitez-en pour télécharger les CGV — Conditions Générales de Vente — qui définissent dans le détail les modalités de l’échange commercial. Vous devez les personnaliser en les adaptant à votre activité.

Les CGV font office de contrat et il est imprudent de les négliger. En cas de litige avec un client, elles constituent un précieux recours qui vous protège des impayés et des réclamations indues.

Modèle de facture sous Excel et template auto-entrepreneur PDF

Une fois votre modèle facture autoentrepreneur Excel renseigné, vous devez convertir votre document dans un format lisible par la totalité de vos clients. La facture auto-entrepreneur en PDF est le plus recommandé, car il s’adapte à tous les systèmes d’exploitation, dont les plus répandus sont Windows et Linux pour les PC, et Mac OS pour les ordinateurs Apple. Le fichier PDF est léger, ce qui permet de l’envoyer par mail facilement et de ne pas encombrer votre ordinateur ni celui de votre client, avec des documents qui réduisent sa capacité de stockage.

Si vous envoyez votre facture sous format Excel, vous prenez le risque que la mise en page de votre fichier ne soit pas respectée. Avec l’envoi par mail et l’ouverture sous différents systèmes, les typographies, couleurs et dimensions peuvent être erronées, rendant alors le document illisible.

Comment transformer votre facture autoentrepreneur Excel en template de facture PDF

Si vous utilisez un logiciel professionnel de facturation, la conversion sous le format PDF est automatique. Une fois que vous avez renseigné tous les champs de votre facture, il vous suffit de cliquer sur « éditer votre facture », ou la mention équivalente, pour que votre document soit transformé.

Si vous partez d’un modèle de facture Excel, il est très simple de le convertir en template de facture auto-entrepreneur PDF, sans avoir besoin de connaissances informatiques avancées. Il existe au moins trois solutions simples.

  • En partant de votre document Excel, vous sélectionnez dans le menu « fichier » la fonction « enregistrer sous » ou « enregistrer une copie ». Vous disposez alors d’une multitude de formats proposés dans un menu déroulant, dont PDF.
  • Vous pouvez également télécharger un logiciel qui vous permet de convertir vos fichiers. Il en existe de nombreuses versions (Microsoft Print To PDF, PDF Creator, etc.) et, pour cette fonction basique, ils sont gratuits. Il vous suffit ensuite d’ouvrir votre document Excel, de cliquer sur « imprimer » et de choisir dans le menu des imprimantes l’application de conversion.
  • Vous disposez également de convertisseurs gratuits en ligne sur lesquels vous devez juste télécharger votre fichier et lancer la conversion. Vous pouvez ensuite extraire votre facture PDF, sans même avoir à vous inscrire sur le site et donc sans laisser votre adresse mail.

Les risques de falsification d’un template de facture auto-entrepreneur PDF

Lorsque vous recevez un PDF, vous ne pouvez pas intervenir directement sur son contenu. L’ordinateur le lit comme une image, ce qui vous évite de perdre votre mise en page. Toutefois, une contrefaçon est toujours possible avec des outils informatiques élémentaires et à la portée de tous.

Un client peut falsifier votre facture pour plusieurs raisons : il veut la rendre illégale en effaçant des mentions pour ne pas avoir à la payer, ou il peut modifier les montants pour réduire sa note ou pour frauder la TVA.

Dans tous les cas, votre comptabilité doit être bien tenue pour que vous puissiez apporter la preuve de votre bonne foi. De son côté, votre client s’expose à des sanctions pénales qui incluent la détention en prison et l’amende pécuniaire.

La comptabilité occupe une part non négligeable de l’emploi du temps d’un dirigeant d’entreprise. Vous avez tout intérêt à mettre en place un système de facture type auto-entrepreneur efficace ou de recourir à un logiciel professionnel, afin de vous dégager du temps pour vous consacrer au développement de votre activité.

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