La facturation pour les auto entrepreneurs

Retrouvez les obligations liées à la facturation auto entrepreneur, ainsi que les bénéfices apportés par un logiciel de facturation auto-entrepreneur

  • 04 octobre 2021
La facturation pour un auto entrepreneur

Tout auto entrepreneur est tenu de facturer ses clients. La facture constitue un document commercial, comptable, juridique et fiscal qui doit obéir à certaines règles et sur lequel doivent apparaître certaines mentions légales. Il est essentiel de respecter ces normes, car, en cas de litige, tout contrevenant — se trouvant de fait en tort — ne dispose d’aucun moyen pour contraindre un mauvais payeur à acquitter une facture fautive. Nous vous dressons ici la charte de la facturation auto entrepreneur. Pour être certain de la respecter, la solution de facilité consiste à passer par un logiciel facturation auto-entrepreneur.

La valeur légale d’une facture

La facture atteste de l’échange commercial entre deux entreprises, ou une entreprise et un particulier. Elle doit être remise sur un support papier ou numérique.

Sa valeur est :

  • commerciale en décrivant la prestation dans le détail ;
  • comptable en étant consignée dans votre journal de ventes ;
  • juridique en constituant la preuve de l’échange commercial et en attestant votre droit de créance qui oblige votre client à l’acquitter ;
  • fiscale en servant de base à l’administration fiscale pour calculer les taxes et impôts à acquitter.

Les documents précédant la facture : CGV et devis

Les CGV : Conditions Générales de Vente

Les Conditions Générales de Vente détaillent les modalités de l’échange commercial, ce qui permet d’établir le délai de paiement, les recours possibles, les pénalités de retard, etc. Les CGV sont complémentaires du devis ou contrat que vous avez signé avec votre client et sont obligatoires pour toute vente de marchandises ou prestation de services.

Vous trouvez sur Internet des modèles de CGV, à sélectionner en fonction de la nature de votre activité, et qu’il vous reste uniquement à personnaliser.

Le devis

Le devis estime le coût de l’échange commercial, dès lors que votre prestation n’est pas standard. Le devis n’est pas obligatoire, notamment si vous établissez une grille de tarifs forfaitaires. Il est vivement recommandé pour toute prestation sortant de l’ordinaire, car il vous permet de préciser toutes les modalités de tarif et de délai. Il devient un contrat lorsqu’il est approuvé et signé par votre client.

Si vous devez ajouter des prestations qui n’apparaissaient pas dans le devis, établissez un avenant que votre client doit aussi signer pour éviter tout litige au moment de la facturation.

Le devis peut être envoyé par la poste, sur support papier, ou par mail, sous forme dématérialisée. Il est généralement gratuit, mais rien ne vous interdit de le facturer, à la condition d’en informer préalablement votre client. Ce peut être cas si vous vous déplacez et passez du temps pour le repérage, la prise de mesure, etc.

Le bon de commande

Le bon de commande valide le contrat entre le client et vous. Il n’est pas obligatoire, mais conseillé pour engager votre client si vous n’avez pas établi de devis. Si la commande correspond à un tarif forfaitaire, il constitue une preuve de la validation de la commande très utile en cas de litige.

Pour qu’il soit légal, il doit être signé par votre client.

Facturation sur support papier ou sur support électronique

La facture papier, même rédigée à la main, demeure un document légal, à la condition qu’elle porte toutes les mentions obligatoires.

La facture peut également être conçue sur un support numérique, puis envoyée par mail au client. Vous devez dans ce cas vous assurer que le client l’accepte et dispose des outils pour lire les documents.

Facturation des auto entrepreneurs à destination du service public

Si vous travaillez avec le service public (écoles, hôpitaux, collectivités locales ou tout autre établissement public), vous êtes tenu depuis le 1er janvier 2020 d’émettre des factures électroniques.

Vous devez utiliser le portail Chorus Pro sur lequel vous créez votre compte et qui vous sert ensuite à envoyer vos factures.

Les mentions obligatoires devant figurer sur la facture

Pour qu’une facture soit légale, elle doit porter les mentions obligatoires qui suivent.

  • Le mot « Facture » doit obligatoirement apparaître sur votre document.
  • Votre identité : nom et coordonnées.
  • Numéro de Siren, suivi de la mention : immatriculé au RCS ou au RM de la ville de X. (Si votre auto entreprise est en cours d’immatriculation, précisez « SIREN en cours d’attribution ».)
  • L’identité de votre client.
  • La date d’émission de la facture et de la livraison.
  • Le numéro de la facture. Attention : 2 factures ne peuvent pas porter le même numéro, soit vous émettez une facture rectificative, soit vous établissez un avoir.
  • La description de la prestation.
  • Les remises.
  • Les numéros de devis et bon de commande.
  • Le montant à payer.
  • Si vous êtes redevable de la TVA, ce qui est le cas pour les auto entrepreneurs au-delà d’un certain seuil, vous devez indiquer le taux applicable, le montant HT et le montant TTC.
  • La franchise de TVA pour les auto entrepreneurs avec la mention « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ».
  • La date limite de règlement : elle n’est pas obligatoire, mais vivement conseillée. Le délai par défaut est de 30 jours pour la France et 60 jours pour l’étranger, à dater de la livraison ou fin de la prestation.
  • Le mode de paiement.
  • Les conditions d’escompte commercial et taux des pénalités de retard.
  • Les frais de recouvrement, applicable uniquement pour les professionnels.
  • Le numéro intracommunautaire.
  • Le centre de gestion agréé ou association agréée.
  • La RC Pro, garantie décennale et autres assurances.

La conservation des factures

Les factures émises sur support papier doivent être conservées durant 10 ans, à partir de la date d’émission. Si vous les numérisez, vous devez les conserver durant 6 ans.

Les factures directement émises sur support numérique doivent être conservées telles quelles ou imprimées et conservées durant 10 ans.

Utiliser un logiciel facturation auto-entrepreneur

Utiliser un logiciel facturation auto entrepreneur vous fait gagner du temps, en même temps que vous évitez des erreurs qui peuvent vous être préjudiciables. Un logiciel de facturation certifié conçu pour l’auto entreprise vous permet d’automatiser votre comptabilité. Vous rédigez les devis, bons de commande, factures et bons de livraison en quelques clics, avec l’assurance de n’oublier aucune mention obligatoire. Vous évitez également toute erreur comptable et tout doublon dans votre numérotation. Vous obtenez aussi l’estimation de vos futures cotisations à verser à l’URSSAF.

Ce type de logiciel vous donne accès à l’historique de votre client, ce qui simplifie votre suivi commercial. Vous pouvez y intégrer tous les outils indispensables à votre comptabilité : livres de recettes, journal de ventes, registre des achats, rapports de TVA, frais, factures fournisseurs, etc.

Si vous gérez une boutique en ligne, il vous suffit de synchroniser votre logiciel de facturation pour gagner un temps précieux.

Le logiciel de facturation vous assure une comptabilité dans les règles, ce qui vous protège en cas de contrôle. Il présente l’immense avantage de tout centraliser dans un seul et même outil. Toutes les informations que vous collectez sur un client sont concentrées dans un même dossier : vous connaissez son historique commercial ; vous pouvez prendre des notes sur ses spécificités qui sont d’une aide précieuse pour lui apporter un service personnalisé ; vous pouvez aussi intégrer des informations personnelles, comme la date de son anniversaire ou son loisir favori, qui constituent autant d’occasions de lui signifier votre intérêt.

Avec ce type de logiciel, vous savez également à tout moment quelles sont les performances de votre entreprise, ce qui vous indique si elle est en progression, régression ou stagnation. Ceci vous invite à prendre les mesures nécessaires pour réorienter votre stratégie si la tendance ne correspond pas à vos précisions et ne vous satisfait pas.

Les fonctionnalités d'un logiciel de facturation pour auto-entrepreneur

Un logiciel de facturation dédié aux auto-entrepreneurs doit comporter au moins trois fonctionnalités essentielles : la facturation, la comptabilité et les intégrations.

La facturation 

La facturation vous permet d’abord de créer votre fichier client, base de votre activité. Au fur et à mesure que de nouveaux prospects vous sollicitent, vous créez une fiche pour émettre un devis. Si votre prospect donne suite à votre offre, vous le transformez en client, ce qui vous conduit à le facturer une fois votre prestation assurée.

La comptabilité

La comptabilité devient vite une charge excessivement chronophage pour un entrepreneur qui officie seul, mais elle est essentielle, pour vous, comme pour les agents du fisc. Grâce au logiciel facturation auto-entrepreneur, vous centralisez vos informations, simplement, sans perdre de temps.

En intégrant vos dépenses dans votre comptabilité, vous disposez d’une vision globale qui vous aide à repérer les coûts qui peuvent être réduits, voire supprimés, et à ne conserver que les postes indispensables. Ils sont souvent composés de frais récurrents, comme les loyers de votre local par exemple. Là encore, en recensant ces dépenses, vous pouvez trouver des pistes pour réduire ces charges.

Si vous dépassez le seuil légal de TVA appliqué aux auto entrepreneurs, le logiciel la calcule et l’intègre dans votre facturation. Il est également programmé pour éditer les déclarations obligatoires de TVA.

L’onglet comptabilité de votre logiciel conçoit automatiquement les deux rapports requis par la loi : livre des recettes et registre des achats. Il vous permet également d’exporter les documents de votre choix qui peuvent être destinés à votre comptable, votre banquier, d’éventuels investisseurs, etc.

Enfin, l’outil vous accompagne au quotidien, en même temps qu’il vous permet d’anticiper, grâce à l’estimation des charges que vous devrez reverser à l’URSSAF, en fonction de votre chiffre d’affaires. Que vous régliez vos charges tous les mois ou tous les trimestres, leur calcul vous aide à rassembler la trésorerie nécessaire pour être solvable à l’échéance.

Les intégrations

Les intégrations constituent de précieux outils pour la gestion de votre entreprise. L’automatisation vous permet de gagner un temps considérable et de suivre de près l’évolution de votre société.

Trois pôles sont concernés.

  • La synchronisation bancaire confirme que votre comptabilité est bien tenue et que vous n’avez oublié aucun élément. Vous connaissez l’état de votre trésorerie en temps réel et vous repérez facilement les factures impayées qui nécessitent une relance. Lorsque vous associez vos dépenses, vous avez la possibilité de les catégoriser pour mieux les gérer.
  • Si vous gérez une boutique en ligne, il est indispensable de sélectionner un logiciel de facturation conçu pour les e-commerçants, car gérer manuellement ce type d’entreprise est extrêmement chronophage. Vous devez vous concentrer sur le développement de votre entreprise et confier les tâches de synchronisation à votre logiciel. Grâce à lui, vous obtenez une visibilité sur votre activité, tandis que tous vos documents (devis, factures, avoirs, etc.) sont émis et envoyés automatiquement ou sur demande, selon votre paramétrage.
  • L’automatisation avec des outils du type Zapier vous permet de gagner encore du temps, en peaufinant les opérations que vous souhaitez systématiser. Toutes les opérations qui peuvent se passer de votre intervention sont réalisées selon vos paramétrages, ce qui vous offre du temps à consacrer à la partie commerciale de votre entreprise.

Comment bien choisir votre logiciel professionnel

Votre logiciel doit être adapté à la facturation des auto entrepreneurs, afin de répondre à tous les besoins liés à ce statut. Votre intérêt est de trouver un outil multifonction qui vous permet de tout centraliser. Vous évitez ainsi les erreurs comptables et vous disposez d’une vision globale très utile pour la gestion d’une entreprise.

Plusieurs logiciels de facturation sont disponibles en lignes, mais vous devez vous assurer que l’entreprise qui les propose vous assure un service après-vente de qualité. Il est indispensable que vous disposiez d’un contact le plus direct possible avec les gestionnaires du site.

Vous devez aussi vous assurer que le développement du logiciel se poursuit. C’est d’abord indispensable, car les lois et normes changent constamment et le logiciel doit être tenu à jour. Ensuite, vous pouvez compter sur de nouvelles fonctionnalités qui améliorent sans cesse l’outil.

Avoir un contact proche avec l’administrateur de votre logiciel est aussi l’occasion de lui faire part de vos remarques et de lui suggérer des options auxquelles il n’a pas forcément pensé.

Besoin d'aide pour gérer simplement votre entreprise ?

Essayez Bizyness gratuitement pendant 30 jours, sans engagement ni carte de crédit. Rejoignez nos centaines de clients déjà satisfaits !

© 2021 Bizyness. Développé avec en Haute-Savoie.