Les avantages en nature : pour qui et dans quelles conditions ?

Tout employeur peut octroyer à ses employés des biens ou des services, gratuitement ou en échange d’une participation inférieure à leur valeur réelle. On parle alors d’avantages en nature. Pour être légaux, ils doivent respecter une législation stricte que nous détaillons ici. 

Le principe des avantages en nature 

Les avantages en nature doivent figurer sur le bulletin de salaire et sont soumis à cotisations. Ils apparaissent donc au niveau du salaire brut et sont déduits du salaire net à verser au salarié.

Qui peut prétendre aux avantages en nature ?

Les avantages en nature sont octroyés aux :

• salariés et assimilés ;
• présidents et dirigeants de SAS (Sociétés par Actions Simplifiées) ;
• présidents-directeurs et directeurs généraux de SA (Sociétés Anonymes) ;
• présidents-directeurs et directeurs de SELAFA (Sociétés d’Exercice Libéral À Forme Anonyme) ;
• gérants minoritaires ou égalitaires de SARL (Sociétés À Responsabilité Limitée) ou de SELARL (Sociétés d’Exercice Libéral À Responsabilité Limitée).

Le calcul de la valeur des avantages en nature 

Les avantages en nature entrent en ligne de compte pour garantir que le salaire minimum est atteint. À cette fin, leur valeur est évaluée, soit en tant que forfait, soit en fonction de leur valeur réelle.

Les avantages en nature pouvant être traduits sous forme de forfait concernent le logement, le véhicule, la nourriture et les outils de communication (téléphone, ordinateur, etc.). Le forfait établit une valeur minimale. Si le contrat de travail ou la convention collective détermine une valeur inférieure, le montant du forfait prime. Au contraire, si les documents précités prévoient une valeur supérieure au forfait, c’est cette dernière qui doit être retenue. À l’exception du logement, le forfait ne tient pas compte du montant de la rémunération.

La valeur des autres avantages est estimée selon leur valeur réelle.

Les avantages en nature concernant le véhicule

L’employeur peut mettre à la disposition de son salarié un véhicule, qu’il en soit propriétaire ou locataire. L’employé doit pouvoir l’utiliser à des fins professionnelles, mais aussi personnelles, pour qu’il soit considéré comme un avantage en nature. Ce n’est pas le cas si l’employé doit restituer le véhicule lors des repos hebdomadaires et des périodes de congés.

L’évaluation de l’avantage en nature s’effectue sur la base d’un forfait annuel ou en se fondant sur les dépenses réelles. Ces dernières sont constituées de :

1. L’assurance ;
2. Les frais d’entretien TTC : révisions et vidanges, changement de pneumatiques et de feux, etc. ;
3. L’amortissement de la valeur d’achat du véhicule TTC sur 5 ans, à hauteur de 20 % par an ; au-delà de 5 ans, l’amortissement à retenir s’élève à 10 % ;
4. Le total du kilométrage parcouru ;
5. Les frais de carburant.

Lorsque le véhicule est loué (avec ou sans option d’achat), il faut ajouter aux frais réels le montant global annuel de la location, l’assurance et les frais d’entretien TTC.

Les frais liés à la borne de recharge pour les véhicules électriques et hybrides

L’employeur peut mettre à disposition de son employé une borne de recharge pour les véhicules électriques et hybrides.

Si la borne est installée sur le lieu de travail, l’avantage en nature n’est pas pris en compte pour un usage à des fins personnelles.

Si la borne est installée hors du lieu de travail, l’employeur acquitte tout ou partie des frais pour son achat et son installation. Il doit également prendre en charge les frais annexes, comme la location de la borne.

Si le véhicule mis à disposition est un vélo

L’employeur peut mettre à disposition de son employé un vélo pour effectuer les trajets entre son domicile et son lieu de travail, ce qui est alors considéré comme un avantage en nature. Toutefois, les frais afférents au vélo (achat et entretien) ne sont pas retenus comme tels.

Les avantages en nature concernant les NTIC — Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication

L’employeur peut mettre à disposition des outils relevant des NTIC, considérés comme des avantages en nature. Il peut s’agir d’ordinateurs, forfaits Internet, smartphones, logiciels, progiciels, etc.

Le calcul de la valeur s’effectue sur la base d’un forfait ou des dépenses réelles. Le montant est soumis à cotisations et contributions sociales.

Les avantages en nature concernant le logement

Tout employeur mettant à disposition de son employé un logement gratuit doit évaluer l’avantage et le soumettre au paiement des cotisations de Sécurité sociale. En revanche, s’il prend en charge le loyer du salarié qui a signé le bail à son nom, il ne s’agit plus d’avantages en nature, mais d’avantages en espèces qui sont soumis au paiement des cotisations de Sécurité sociale.

Les avantages en nature pour le logement peuvent être estimés à partir de la valeur locative ou forfaitairement. Dans les deux cas, les charges venant en complément (assurance par exemple) sont considérées comme des avantages en espèces et sont soumises à cotisations et contributions si elles sont acquittées par l’employeur. Les estimations peuvent être calculées à la semaine ou au mois.

Les avantages en nature concernant la nourriture

Les avantages en nature concernant la nourriture correspondent à la fourniture d’un bien ou d’un service pouvant être gratuit ou à un prix inférieur à leur valeur. Ils sont calculés forfaitairement. Ils se présentent sous forme de repas dans une cantine ou dans un restaurant d’entreprise, ou de tickets restaurant. 

En revanche, les repas liés à une nécessité (au cours des déplacements professionnels par exemple) peuvent être remboursés, mais ils ne sont pas considérés comme des avantages en nature.

Les avantages en nature relatifs aux produits réalisés ou vendus par l’entreprise

La cession ou la vente à un prix préférentiel de produits réalisés ou vendus par l’entreprise n’est pas considérée comme un avantage en nature par mesure de tolérance. Toutefois, pour que cette mesure s’applique, la réduction tarifaire ne doit pas excéder 30 % du prix public.

Par ailleurs, les produits doivent émaner l’entreprise même, et non de sociétés du même groupe. Le cas échéant, ils sont alors considérés comme des avantages soumis à cotisations, y compris si ces remises ne dépassent pas 30 % du prix de vente normal.

Les avantages en nature liés à la pratique du sport en entreprise

Un employeur peut proposer des facilités pour l’accès au sport en entreprise :

• mise à disposition d’équipements à usage collectif ;
• mise à disposition d’une salle de sport appartenant ou louée par l’entreprise ;
• mise à disposition d’un matériel sportif ;
• financement de prestations d’activité physique et sportive ;
• financement de cours collectifs d’activités physiques et sportives ;
• financement d’événements ou compétitions de nature sportive ;
• participation ou remise sur des forfaits et licences sportives, etc.

Toutes ces prestations sont considérées comme des avantages en nature devant normalement être soumis à cotisations. Toutefois, dans le but de promouvoir la pratique sportive en entreprise, ils peuvent être exonérés de cotisations et contributions sociales, sous certaines conditions. En revanche, les abonnements ou inscriptions individuelles à des cours ne peuvent être exonérés de cotisations et contributions sociales.

Les conditions pour bénéficier de l’exonération de cotisations et contributions sociales 

Pour pouvoir bénéficier de l’exonération de cotisations et contributions sociales, les équipements sportifs doivent être accessibles, sans discrimination, à l’ensemble des salariés de l’entreprise, sans tenir compte de la nature et de la durée de leur contrat de travail.

Il revient à l’employeur d’informer ses salariés des équipements et dispositifs mis en place : modalités d’inscription, horaires, plannings des cours, lieux, etc.