Le rôle crucial du secrétariat comptable dans l’entreprise

Le secrétariat comptable occupe une place essentielle au sein de l’entreprise. Il peut recouvrir des fonctions basiques, mais aussi s’atteler à des travaux beaucoup plus étendus et spécialisés. Le secrétaire comptable se charge essentiellement de tâches opérationnelles importantes, ce qui implique une formation de qualité et un grand sens des responsabilités.  

Quel est le rôle du secrétariat comptable ?

Le secrétariat comptable bénéficie de la complexification des règles administratives et comptables.

À l’origine, le secrétaire comptable se contentait d’enregistrer et de traiter les documents comptables liés aux achats et ventes de l’entreprise. Au fil du temps, il a dû évoluer pour assumer un rôle de plus en plus pointu, incluant le contrôle des procédures toujours plus compliquées. En plus de gérer les processus comptables et administratifs, il a la charge de l’administration des dépenses de l’entreprise.

Le rôle social du secrétaire comptable dans l’entreprise

Outre ses tâches liées à la comptabilité, le secrétaire comptable agit comme un conseiller, ainsi que comme un intermédiaire entre la direction et les employés. Étant au courant des évolutions des règles comptables et administratives, il peut en effet réfléchir à l’évolution de la société en collaboration avec le chef d’entreprise, voire le conseiller si celui-ci manque de temps pour s’informer.

D’autre part, le secrétaire comptable intervient auprès de ses collègues pour les éclairer sur les lois qui régentent les diverses charges afférentes au bulletin de salaire. Il les renseigne sur leurs droits aux congés, aux formations, lors des arrêts maladie ou accidents du travail.

Par la nature de son métier, le secrétaire comptable se retrouve souvent dans le rôle d’un intermédiaire dans le dialogue entre la direction et les employés.

Enfin, connaissant tous les secrets de l’entreprise, le secrétaire comptable doit faire preuve d’une grande discrétion, tant à l’égard de ses collègues que vis-à-vis des tiers : service public, fournisseurs, partenaires, clients, bailleur, etc.

Les missions du secrétaire comptable 

Les missions du secrétaire sont multiples, en plus de coordonner les activités comptables et administratives au sein de l’entreprise.

L’accueil et la réception téléphonique

Dans les très petites entreprises, le secrétaire comptable est parfois la seule personne présente dans les locaux, avec les commerciaux, les ouvriers s’il y a un atelier et le chef d’entreprise. Il se trouve dans ce cas responsable du standard téléphonique et de l’accueil physique des visiteurs.

Il revient également au secrétariat comptable de gérer la réception du courrier postal et numérique.

L’anticipation liée aux lois et règlements

Le secrétariat comptable est une unité intégrée à l’entreprise, mais qui doit pouvoir travailler en autonomie. En plus de ses tâches quotidiennes, il doit s’informer de l’évolution des lois, afin d’anticiper les changements qu’ils engendrent — à court et long terme — dans l’entreprise.

Le secrétariat comptable met en place les procédures pour respecter ces lois. Parmi les derniers grands bouleversements au sein du monde du travail, la digitalisation occupe une place primordiale. Si par exemple l’entreprise travaille avec des sociétés du secteur public, le secrétaire comptable doit impérativement leur envoyer des factures électroniques, depuis le 1er janvier 2020.

Le calendrier est le suivant pour les obligations à venir de facturation électronique :

• à compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis ;
• à compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises ;
• à compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire ;
• à compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Le secrétaire comptable intervient en premier lieu dans ce changement radical des habitudes, raison pour laquelle un chef d’entreprise doit pouvoir se reposer en toute sérénité sur son secrétariat. 

La préparation des actes

Le secrétaire comptable prépare les actes nécessaires dès lors que des décisions ont été prises en haut lieu dans l’entreprise. Il tient compte de toutes les réunions et assemblées pour lesquelles il dresse les actes, rapports et procès-verbaux.

La rédaction de documents d’achat

Le secrétaire comptable enregistre les documents liés aux achats de l’entreprise, qu’il s’agisse de produit ou services. La définition de son champ d’action dépend d’une entreprise à l’autre. Il peut en effet posséder un pouvoir décisionnaire pour l’achat de matières premières ou pour le recours à des services généraux pour l’entreprise. Il peut par exemple être responsable de l’entretien des locaux, de l’achat des fournitures de bureau ou de la maintenance informatique par exemple.

Lorsque le secrétaire comptable a noué des liens de confiance avec sa direction, il peut donc devenir le directeur des achats, voire le directeur financier. C’est plus souvent le cas dans les petites entreprises dans lesquelles les employés sont souvent polyvalents. Le cas échéant, il revient au secrétaire comptable d’évaluer les besoins de l’entreprise et de faire des propositions à sa direction pour améliorer la rentabilité et effectuer des économies sur des services trop coûteux ou inutiles.

La rédaction des documents de vente

Il revient naturellement au secrétariat comptable d’éditer l’ensemble des documents comptables, donc les factures et l’ensemble des documents afférents (devis, bons de commande, bons de livraison, avoir, etc.).

Les diverses déclarations à l’attention de l’administration fiscale

Le secrétariat comptable établit toutes les déclarations exigées par l’administration fiscale. La liste dépend du statut juridique de l’entreprise : déclaration de TVA, bilan comptable, annexes, etc.

La rédaction des appels d’offres et les demandes de financement 

Le secrétaire comptable peut être nommé responsable des relations avec l’extérieur pour les appels d’offres et les demandes de financement.

À la suite de la rédaction et de l’envoi des appels d’offres, il réceptionne les dossiers et les trie, afin d’écarter les offres qui ne respectent pas les conditions pour ne retenir que les dossiers valides à présenter à la direction. Le secrétaire devra ensuite informer des résultats les entreprises ayant répondu à l’appel d’offres. 

À l’opposé, le secrétaire comptable répond au nom de son entreprise à des appels d’offres. Il travaille en collaboration avec d’autres intervenants au sein de l’entreprise pour établir le contenu du dossier et les tarifs proposés. Sa responsabilité s’avère importante, car tout appel d’offres est régi par des règles strictes. Si elles ne sont pas respectées, l’entreprise n’a aucune chance de voir son dossier aboutir.

Enfin, les demandes de financement — publics ou privés — émanent souvent du secrétariat comptable. Là encore, les procédures doivent être strictement observées pour prétendre à l’acceptation du dossier.

Le respect des normes de conformité

Les réglementations auxquelles l’entreprise doit se conformer sont toujours plus nombreuses, toujours plus complexes et nécessitent toujours plus de formalités administratives. Le secrétaire comptable doit se tenir au courant des normes nationales et internationales, ainsi que des particularités liées au domaine d’activité de son entreprise. Il doit aussi s’informer des normes sanitaires et de sécurité qui concernent le personnel.

Selon son degré d’implication, le secrétaire comptable informe sa direction des changements à venir, mais peut aussi avoir la charge de les mettre à exécution.

L’implication dans les ressources humaines

Comme nous l’avons déjà évoqué plus haut, le secrétaire comptable est impliqué dans la gestion des ressources humaines. À moins que l’entreprise ne possède un département qui leur soit dédié, il gère les embauches et les débauchages, avec toutes les formalités qu’ils engendrent. Il informe également ses collègues de leurs droits et devoirs.

L’archivage de l’ensemble des documents administratifs

Les éléments de comptabilité et de gestion de l’entreprise (procès-verbaux d’assemblée générale, bilans, factures, etc.) doivent respecter des délais de conservation des documents. Par ailleurs, tout employé peut avoir besoin de consulter les archives. Le secrétaire comptable est responsable de cet archivage qui doit être à jour, bien organisé et sécurisé. Au sujet de l'archivage de vos factures et devis, vous pouvez essayer la solution Bizyness qui vous permettra de centraliser les différentes tâches de votre activité et de conserver vos documents au format numérique.

Étant donné l’amplitude des tâches du secrétaire comptable, il importe de ne pas le sélectionner sans s’assurer de ses compétences, ainsi que de sa loyauté envers l’entreprise, car il accède à de nombreux documents confidentiels.