Tout carrossier doit obéir aux obligations comptables qui correspondent au statut juridique qu’il a choisi. Pour assurer la gestion administrative relative aux déclarations sociales et fiscales sans perdre trop de temps, il a tout intérêt à utiliser un logiciel de facturation carrosserie professionnel.
Les métiers concernés par le logiciel de facturation carrosserie
Un indépendant peut exercer le métier de carrossier, mais il peut aussi assurer d’autres services qui doivent être gérés par son logiciel de facturation carrosserie. Outre la carrosserie pure, cela concerne :
- la vente de voitures d’occasion ;
- la vente de voitures neuves ;
- le dépannage ;
- la réparation mécanique ;
- le contrôle technique ;
- la distribution d’équipements automobiles ;
- la distribution de carburant, etc.
Le carrossier peut travailler seul ou embaucher un ou plusieurs salariés. Son entreprise est considérée comme salariale, tant que le nombre de ses salariés de dépasse pas 10. Dans ce cas, elle doit tenir une comptabilité simplifiée ou comptabilité de trésorerie.
Lorsque l’entreprise embauche plus de 10 salariés, ses obligations comptables deviennent plus complexes.
Les particularités du logiciel de comptabilité carrosserie
Avant de vous décider sur le choix de votre logiciel de comptabilité carrosserie, vous devez vous assurer qu’il répond à vos exigences et qu’il est adapté à votre métier. Avec un logiciel comme Bizyness par exemple, vous disposez d’une période d’essai de 15 jours, gratuite et sans engagement.
L’édition des documents destinés aux clients
Chaque service rendu par le carrossier fait l’objet de différents documents à destination des clients. Les travaux de carrosserie et réparations en tout genre font généralement l’objet d’un devis. Une fois accepté, celui-ci doit être transformé en un clic en facture.
Votre logiciel de facturation carrosserie doit être entièrement personnalisable à vos couleurs et sa mise en page doit être parfaitement lisible. Un client qui demande un devis établit généralement des offres comparatives émanant de vos concurrents. Il est important de vous démarquer dès le départ.
Vous devez pouvoir établir des modèles de devis, ainsi que des présentations différentes en fonction de la nature du service : carrosserie, dépannage, vente de pièces, etc.
La facture intègre naturellement les avoir, remises, acomptes, etc.
L’établissement de documents récurrents
Votre logiciel de facturation carrosserie doit vous permettre de générer des documents modèles pour les actes récurrents. Cela vous permet de paramétrer des forfaits qui intègrent la fourniture des pièces détachées et la main-d’œuvre. Vous gagnez ensuite du temps lors de l’édition du devis, comme de la facture.
Si vous exercez vos diverses activités sous des entités juridiques spécifiques, vous devez pouvoir créer des documents avec l’en-tête, le logo et les couleurs de chacune. Ainsi, vous et votre client distinguez immédiatement les actes liés à la carrosserie, le dépannage, l’entretien du véhicule, etc.
La fiche client et son suivi
Tout ce qui concerne les travaux sur une voiture doit être répertorié dans un même fichier. La fiche client du logiciel de facturation carrosserie doit permettre de renseigner un maximum d’informations qui vous aident dans votre gestion commerciale, ainsi que pour le suivi du véhicule.
Vous y renseignez les coordonnées du client, mais aussi les papiers de son véhicule, ainsi que les dates, kilométrages et travaux effectués. Cela vous permet de respecter la périodicité des vidanges par exemple, ainsi que de consigner les références des pièces d’usure générales : pneus, batterie, filtres, etc. D’autre part, avec les références de la carte grise, vous gagnez du temps pour la commande de pièces détachées.
Pour chaque client, vous pouvez aussi enregistrer les coordonnées de son assureur, ainsi que celles de l’expert avec qui il travaille.
La fiche client évoque également l’historique du client, ce qui vous permet d’optimiser la relation commerciale que vous cultivez avec lui.
Les fiches fournisseurs
Le carrossier travaille avec différents fournisseurs, en fonction de la spécificité de chacun, ainsi que de ses tarifs. Votre logiciel de facturation carrosserie doit vous donner la possibilité d’enregistrer chacun de vos fournisseurs et d’obtenir en un clic toutes les informations qui le concernent, ainsi que l’historique de vos transactions avec lui.
Grâce à un système de tri et d’export des informations, vous accédez à une sorte de bibliothèque qui vous permet d’acheter vos pièces détachées ou de sous-traiter certains services chez le prestataire le plus performant.
La gestion de la TVA
La gestion de la TVA dépend de votre statut juridique. Votre logiciel de facturation carrosserie doit la gérer automatiquement et vous permettre de réaliser les relevés à déclarer, ainsi que le suivi de la collecte.
Le contrôle de votre situation financière grâce au logiciel de facturation carrosserie
Le contrôle de la votre situation financière en temps réel est indispensable, quelle que soit votre activité. Votre logiciel de facturation carrosserie enregistre vos rentrées d’argent, ainsi que vos dépenses. Vous accédez également à l’état des règlements des factures, ce qui vous permet de relancer les clients qui n’ont pas acquitté leur dette dans le temps qui leur était imparti.
Votre logiciel de comptabilité doit pouvoir être synchronisé avec votre compte bancaire professionnel, afin de connaître l’état de votre trésorerie en temps réel.
L’automatisation de la comptabilité carrosserie
Votre logiciel de facturation carrosserie doit vous permettre de passer le moins de temps possible sur la gestion administrative, c’est pourquoi il doit vous offrir l’opportunité d’automatiser un maximum de tâches.
Avec un logiciel de facturation professionnel comme Bizyness par exemple, vous disposez d’une double automatisation.
1 — Les automatisations propres au logiciel
Vous pouvez paramétrer l’envoi automatique des factures par mail, la synchronisation avec votre compte bancaire, etc.
3 — Les automatisations externes, grâce à l’outil Zapier
Bizyness est compatible avec l’outil d’automatisation Zapier. Il vous permet de paramétrer des actions en fonction de déclencheurs que vous déterminez.
Cela peut concerner l’envoi de notifications, le rappel de tâches à accomplir, l’enregistrement automatique de pièces jointes, etc.
Les exports comptables et la gestion de la comptabilité pour l’administration fiscale
Le logiciel de facturation carrosserie vous permet de réaliser tous les types de tris de données, ainsi que les exports correspondants.
Ils vous servent à établir les bilans et récapitulatifs pour produire les déclarations réclamées par l’administration fiscale et ainsi être en règle. Si vous travaillez avec un expert-comptable, vous pouvez rapidement lui fournir tous les éléments dont il a besoin.
Les exports de certaines données vous permettent d’analyser le fonctionnement de votre entreprise et de chercher à optimiser vos marges en travaillant sur les points faibles.
Enfin, les exports comptables vous sont utiles pour discuter avec vos partenaires : banques, associés, investisseurs, etc.
N’hésitez pas à profiter pleinement de la période d’essai de votre logiciel de facturation carrosserie pour en tester toutes les fonctionnalités. C’est aussi l’occasion de vous rapprocher de son développeur pour vous assurer que l’outil est bien tenu à jour et qu’il évolue en même temps que la réglementation fiscale.
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