Les règles de facturation pour l'entreprise d’informatique

Lorsque vous travaillez à votre compte, seul ou avec des associés, dans le domaine de l’informatique, vos obligations comptables diffèrent en fonction de votre statut juridique, ainsi que de votre régime fiscal. En revanche, quel que soit votre statut, vous devez facturer chacune de vos prestations et déclarer votre chiffre d’affaires à l’URSSAF. Voici un point pour vous y retrouver et ne surtout pas risquer des erreurs dans votre facturation d’entreprise informatique. En effet, celles-ci ouvrent la porte à des litiges de la part de vos clients et peuvent également vous coûter cher à la suite d’un contrôle de l’administration fiscale. 

Pour que votre facturation obéisse aux règles comptables, elle doit répondre à deux critères :

1. Porter toutes les mentions obligatoires ;
2. Etre envoyées selon certaines règles. 

Les mentions à afficher dans votre facture pour entreprise d’informatique

La première règle paraît évidente, mais elle mérite d’être mentionnée : toute facture doit porter la mention « Facture ». Elle apparaît généralement sur l’en-tête. 

N. B. Pour gagner du temps sur votre comptabilité, il est vivement conseillé de recourir à un logiciel de facturation pour entreprise de service informatique. Lorsque vous y créez vos documents comptables, les mentions légales sont paramétrées pour apparaître automatiquement. Lorsque l’un de vos devis est accepté, vous devez le transformer en facture une fois votre transaction terminée. Le logiciel effectuera alors une copie de votre devis (que vous pouvez ou non modifier) et inscrira automatiquement la mention « Facture ». 

Les mentions obligatoires de la facture sont les suivantes. 

L’identité de votre entreprise

Votre nom propre ou le nom de votre société doit être accompagné de vos coordonnées complètes. Vous devez également ajouter votre numéro Siren et préciser :

• immatriculé au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) de la ville de X, si votre activité est commerciale ;
• immatriculé au RM (Répertoire des Métiers) de la ville de X, si votre activité est artisanale.
  
  Si vous exercez une activité libérale, bien qu’aucune mention ne soit obligatoire, vous pouvez préciser « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) ». 

L’identité de votre client

Toute facture doit porter le nom de votre client et ses coordonnées, qu’il s’agisse d’un professionnel ou d’un particulier. 

La date d’émission de la facture et la date de la fin de la prestation

Généralement, la prestation est facturée lorsqu’elle est terminée. Si vous ne facturez pas le jour même, vous devez en préciser la date. 

Si vous proposez des services récurrents ou un abonnement, la facturation de votre entreprise informatique devient régulière, à un rythme convenu entre votre client et vous-même : au mois, au trimestre, à l’année, etc. 

Le numéro de la facture

La législation liée à la numération des factures s’avère rigide. Vous êtes libre de choisir votre système de numérotation qui peut préciser l’année et le mois de facturation. Ensuite, les règles sont les suivantes :

• les numéros des factures doivent se suivre ;
• deux factures ne peuvent pas porter le même numéro ;
• si une facture est inexacte, vous devez émettre un avoir, puis rééditer une facture avec un numéro différent et portant la mention « annule et remplace » ;
• si votre facture tient sur plusieurs pages, son numéro doit figurer sur chacune, en précisant le numéro de la page, ainsi que le nombre total de pages.

L’avantage d’un logiciel de facturation est qu’il gère infailliblement la numérotation de la facturation pour votre entreprise d'informatique. 

Le descriptif de la prestation

Prenez le temps de détailler votre prestation. C’est plus agréable pour le client qui comprend mieux son coût et cela évite bien des litiges. Départagez ostensiblement le tarif des matières premières et celui de votre main-d’œuvre. 

Vous pouvez préciser le numéro de devis et/ou de bon de livraison auquel correspond la facture. 

Les remises

Toute remise concernant l’ensemble de votre prestation figure en dessous du montant total HT. 

Le montant à payer

Mentionnez le total HT, la TVA en précisant son taux et le montant TTC. Si vous êtes auto entrepreneur et que vous n’avez pas dépassé le seuil de franchise de TVA, apposez la mention « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ».

La date limite de règlement

Si la date de limite de règlement n’est pas obligatoire, il est recommandé de la préciser. Sinon, le délai applicable est par défaut de 30 jours pour la France et 60 jours pour l’étranger.

Le mode de paiement

Préciser le mode de paiement est optionnel, mais plus pratique pour le client. Précisez par la même occasion les conditions d’escompte commercial et les taux des pénalités de retard qui viennent s’ajouter ou se retrancher de la facture. 

Les frais de recouvrement

L’amende forfaitaire liée à l’indemnité pour couvrir aux frais de recouvrement est de 40 €. Vous pouvez ajouter des pénalités de retard qui doivent alors être inscrites dans vos conditions générales de vente. 

RC Pro, garantie décennale et autres assurances

Mentionnez vos assurances professionnelles, accompagnées des coordonnées de votre assureur. 

Les règles d’envoi pour la facturation de vos produits et services

Pour que votre facture soit légale, elle doit respecter quelques critères. Elle doit d’abord être envoyée dans le mois qui suit la fin de votre prestation. 

Si vous revendez par exemple du matériel informatique, sans main-d’œuvre, vous pouvez émettre votre facture à la date de commande. Précisez alors l’échéance du paiement qui se tient souvent à la livraison. 

Si votre prestation s’étend sur plusieurs mois, vous êtes en droit d’émettre des factures d’acompte, après accord avec votre client. 

La facturation sur support papier

Les factures sont de moins en moins imprimées, toutefois, certains clients préfèrent encore cette version.

La facturation sur support informatique

Vous pouvez vous contenter de l’envoi des factures par courriel. Privilégiez le format PDF qui ne peut être modifié et qui est lisible sur tous les ordinateurs. 

Si vous voulez vous protéger, vous avez la possibilité d’authentifier vos factures électroniques et/ou garantir leur réception. Vous pouvez notamment utiliser la confirmation par signature électronique ou utiliser un protocole EDI (Échange de Données Informatisé). 

La facturation de votre entreprise informatique doit être conservée pendant 10 ans. L’administration fiscale peut réclamer vos factures lors d’un contrôle. Si vous utilisez un logiciel de facturation comme Bizyness, vous n’avez pas à vous soucier de la préservation de vos fichiers. Toute votre comptabilité est en effet sauvegardée sur un cloud professionnel auquel vous avez accès à tout moment. Par ailleurs, cela vous évite d’encombrer votre ordinateur, de stocker vos documents sur un disque externe ou sur un format papier, ou de louer vous-même un espace sur un cloud.