Logiciel de facturation certifié

Tout auto entrepreneur dépassant le seuil de franchise TVA doit posséder un logiciel de facturation certifié. Découvrez les conditions dans le détail.

  • 09 novembre 2021
Logiciel de facturation certifié

En tant qu’auto entrepreneur, vous avez tout intérêt à recourir à un logiciel de comptabilité. Il vous assure de respecter les règles vis-à-vis de vos clients et de l’administration fiscale et vous fait gagner du temps considérable que vous pouvez consacrer au développement commercial de votre activité. Il n’est pas obligatoire que votre logiciel ait été contrôlé par une autorité de certification. En revanche, il est important que son éditeur le fasse certifier individuellement pour le respect de la loi anti-fraude TVA, ce qui est le cas par exemple pour Bizyness, reconnu comme logiciel de facturation certifié.

Le statut de l’auto entrepreneur et la TVA

La franchise de TVA

Lorsque le statut de l’auto entrepreneur fut créé, il n’était pas soumis à la déclaration et à la facturation de TVA. Depuis, les règles ont changé, en même temps que les seuils.

Dès lors que vous ne dépassez pas les plafonds, vous ne facturez pas la TVA, car vous bénéficiez du dispositif de « franchise en base de TVA ». En contrepartie, vous ne déduisez donc pas la TVA de vos acquisitions.

Pour être en règle, toutes vos factures doivent porter la mention : TVA non applicable, art. 293 B du CGI.

Lorsque la franchise n’est plus applicable ou que le seuil est dépassé

Vous devenez redevable de la TVA dans deux conditions : si vous optez pour un régime réel d’imposition à la TVA, ce qui vous permet de déduire la TVA sur vos achats ; si vous dépassez le seuil de la franchise.

Si vous êtes commerçant :

  • votre plafond de chiffre d’affaires s’élève à 176 200 € ;
  • le seuil de franchise de TVA se monte à 85 800 € ;
  • le seuil majoré de TVA est de 94 300 €.

Si vous exercez une activité d’artisan ou une profession libérale :

  • votre plafond de chiffre d’affaires s’élève à 72 600 € ;
  • le seuil de franchise de TVA se monte à 34 400 € ;
  • le seuil majoré de TVA est de 36 500 €.

Seuil et seuil majoré

Vous conservez votre franchise de TVA durant une année lorsque votre chiffre d’affaires se situe entre le seuil de franchise de la TVA et le seuil majoré.

En revanche, si votre chiffre d’affaires se situe dans la même fourchette l’année suivante, dès le 1er janvier de la troisième année, vous devez déclarer et facturer la TVA.

Dépassement du seuil majoré de TVA en cours d’année

Si vous dépassez le seuil majoré de TVA au cours d’une année civile, vous n’avez plus droit à la franchise. Cette perte est rétroactive, ce qui vous oblige à reprendre vos factures depuis le début du mois de dépassement du seuil et envoyer des documents rectificatifs à vos clients.

Dès lors que vous ne bénéficiez plus de la franchise de TVA, vous êtes tenu de le signaler au service des impôts des entreprises dont vous dépendez. Vous devrez ensuite déclarer et payer la TVA dans votre espace professionnel. Il est donc important que vous connaissiez la loi anti-fraude TVA.

Les logiciels de facturation spécifiquement conçus pour les auto entrepreneurs gèrent automatiquement de passage hors franchise, ce qui vous évite toute erreur comptable.

Qu’est-ce que la loi anti-fraude TVA ?

La loi anti-fraude TVA fut mise en place par la loi de finance de 2016.

L’article 88 de la loi 2015-1785 du 29 décembre 2015 demande à toute entreprise assujettie à la TVA : « lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration ».

À compter du 1er janvier 2018, toute entreprise assujettie à la TVA doit être en mesure de fournir un certificat de conformité de son logiciel de gestion comptable. En cas de manquement, elle risque une amende.

Les revirements de l’administration fiscale pour définir le champ d’action de la loi

Les législateurs ont tergiversé pour décider des entreprises concernées par la loi anti-fraude TVA. Dans la loi initiale, les logiciels de caisse, ainsi que les logiciels de comptabilité étaient inclus. Puis, en juin 2017, l’administration opéra un revirement, souhaitant recentrer son champ d’application. Considérant que les logiciels de caisse constituaient les principaux vecteurs de la fraude à la TVA, elle décida d’exclure les logiciels de comptabilité et de facturation.

Nouveau rebondissement des législateurs fin novembre 2017, alors qu’ils décident finalement de revenir à la loi d’origine, d’annuler les dispositions prises en juin 2017 et de réintégrer les logiciels de facturation et de comptabilité. L’application de la loi anti-fraude TVA sous cette forme est devenue effective au 1er janvier 2018.

Quel est l’objectif de la loi anti-fraude TVA ?

La TVA constitue la principale recette fiscale de l’État, représentant près de la moitié de ses revenus, tous impôts et taxes confondus. La fraude à la TVA s’élèverait d’après Bercy (le ministère de l’Économie et des Finances) à plus de 20 milliards d’euros par an. Il est bien sûr impossible de déterminer un chiffre précis, puisqu’il s’agit par définition de sommes dissimulées, mais le manque à gagner s’avère colossal.

L’État met donc en place des verrous pour contrôler tous les transferts d’argent et prend en compte le e-commerce qui ne cesse de se développer. En exigeant un logiciel de facturation certifié, Bercy espère traquer toute fuite, volontaire ou non.

Par ailleurs, avec cette obligation de logiciel de facturation certifié, l’État peut mieux cibler son travail de surveillance, en différenciant le contrôle fiscal général et le contrôle ciblé sur la TVA. Ainsi, votre logiciel peut faire l’objet d’un contrôle à tout moment, sans qu’un avis préalable vous soit envoyé par un agent de l’Administration fiscale et hors cadre d’un contrôle fiscal.

Qui est concerné par la loi anti-fraude TVA ?

Bien évidemment, un auto entrepreneur n’est concerné que s’il a dépassé le seuil de franchise de TVA. Par ailleurs, la loi n’impose pas aux professionnels d’avoir recours à un logiciel de comptabilité, ce qui signifie que les commerçants qui n’en utilisent pas ne sont donc pas concernés par la mesure.

En revanche, cette mesure s’applique à tous les professionnels assujettis à la TVA qui passent par un logiciel, qu’il s’agisse de commerces physiques ou de e-boutiques. En effet, au départ, cette loi fut pensée prioritairement pour les logiciels de caisse des commerçants, mais le développement du e-commerce a incité l’État à étendre son champ d’application aux logiciels de gestion commerciale et comptable qui régissent les transactions en ligne.

Les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquant à toute entreprise assujettie à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse, les succursales et filiales de sociétés étrangères sont donc concernées par l’obligation de détenir un logiciel et système sécurisé.

La certification concerne aussi bien les logiciels vendus sur support physique que les logiciels accessibles en ligne. Enfin, si vous possédez des appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, les certifications doivent être effectuées séparément.

Les exceptions à l’obligation de détenir un logiciel de facturation certifié

La détention d’un logiciel de facturation certifié concerne tous les commerçants et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients par l’intermédiaire d’un système de caisse, une caisse enregistreuse ou un logiciel, quel que soit leur secteur d’activité, pour les commerces physiques ou les e-boutiques.

Cependant, des exceptions sont prévues pour les professionnels :

  • bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les auto entrepreneurs) ;
  • bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
  • réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
  • réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels ;
  • dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.

Les précisions pour les e-commerçants

Les e-commerçants :

  • non soumis à facturation du fait que leurs clients ne sont pas assujettis à la TVA (c’est-à-dire les clients particuliers) relèvent du champ d’application de la loi ;
  • soumis à facturation du fait que leurs clients sont assujettis à la TVA (c’est-à-dire les clients professionnels) ne relèvent pas du champ d’application du dispositif ;
  • s’adressant à la fois aux clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et aux non assujettis (clients particuliers) sont soumis à la loi anti-fraude TVA.

Le cas des logiciels open source

Si vous passez par un logiciel en open source (ou un logiciel libre), un contrôle établira un défaut de certification, car le logiciel ne peut être certifié.

En effet, un logiciel libre implique que chaque utilisateur en fasse libre usage et puisse le modifier. Le ou les créateurs de ce système mettent à disposition leur création, en permettant à chacun d’apporter les adaptations de son choix. Ces logiciels sont conçus pour être personnalisés par tout utilisateur, afin de l’adapter à ses propres besoins.

Cela signifie que le logiciel est susceptible de ne plus respecter les conditions pour satisfaire les obligations exigées pour obtenir la certification, à savoir le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

Par ailleurs, étant donné qu’il revient à l’éditeur de vous remettre la certification, ce dernier ne peut vous fournir ce document, car il n’a pas accès à la version modifiée que vous utilisez pour votre comptabilité.

Quels sont les critères pour certifier un logiciel de facturation ?

La certification du logiciel est délivrée à la condition que les quatre conditions suivantes soient respectées :

1.     condition d’inaltérabilité : le logiciel permet d’enregistrer toutes les données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées ;

2.     condition de sécurisation : le logiciel sécurise automatiquement les données originelles, toutes les éventuelles modifications, ainsi que les pièces justificatives ;

3.     condition de conservation : le logiciel enregistre et clôture les données sur une période déterminée ;

4.     condition d’archivage : le logiciel prévoit une période d’archivage durant laquelle les données sont figées, datées et protégées par un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.

Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, doivent être certifiées.

Comment un éditeur doit-il enregistrer son logiciel de facturation certifié ?

L’éditeur du logiciel est la personne qui détient le code source du logiciel et qui a la maîtrise de la modification des paramètres du système. L’attestation du logiciel de facturation certifié peut se présenter sous format papier ou sous sa forme dématérialisée, sur un support informatique.

L’éditeur dispose de deux solutions pour certifier son logiciel :

1.     il s’adresse à un organisme accrédité qui lui délivre un certificat ;

2.     il rédige lui-même une attestation individuelle, suivant le modèle établi par l’administration fiscale.

Le document attestant que le logiciel de facturation est certifié doit être personnalisé lorsque l’éditeur le remet à son client, c’est-à-dire vous, l’auto entrepreneur. La certification doit porter les mentions obligatoires suivantes :

  • le nom et les coordonnées de votre entreprise ;
  • le nom et les coordonnées de l’éditeur ;
  • le nom et la référence précise du logiciel ;
  • la date d’acquisition du logiciel ;
  • la mention explicite que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

Sachez qu’il vous incombe d’exiger de la part de votre fournisseur le certificat établissant que votre logiciel de facturation est certifié, car l’éditeur n’est pas tenu de le délivrer automatiquement.

Quels sont les risques si vous ne respectez la loi anti-fraude TVA ?

L’amende prévue si vous ne respectez pas la loi anti-fraude TVA s’élève à 7 500 €. Elle est multipliée si vous travaillez avec plusieurs logiciels.

Par ailleurs, vous disposez de 60 jours pour vous mettre en conformité. Au-delà, vous êtes redevable d’une astreinte du même montant et qui peut être renouvelée tous les 60 jours, tant que vous n’êtes pas en règle.

Si vous fournissez une fausse attestation ou un certificat frauduleux, l’amende relève du pénal. Elle peut se monter à 45 000 €, assortis de 3 ans d’emprisonnement. 

Vous l’avez compris, lorsque vous sélectionnez votre futur logiciel de facturation, vous devez vous assurer qu’il est bien certifié.

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