Logiciel de facturation simple rapide

L’utilisation d’un logiciel de facturation simple rapide par les entrepreneurs leur permet de déléguer les tâches administratives chronophages, mais le bénéfice va bien au-delà. Outre les opérations comptables, vous accédez à des chiffres et statistiques essentiels pour piloter votre stratégie commerciale. Voyons comment intégrer votre logiciel comptable à la vie quotidienne de votre entreprise, afin de mieux envisager son avenir.

Comment votre logiciel de facturation participe à votre stratégie commerciale

Le temps passe toujours trop vite pour un entrepreneur, raison pour laquelle il doit déléguer tout ce qui peut l’être. Si vous êtes auto entrepreneur, ou que vous travaillez seul ou avec une toute petite équipe, vous trouvez généralement que 24 heures ne suffisent pas dans une journée.

L’avantage d’un logiciel de facturation simple rapide est de vous rendre plus disponible pour le fonctionnement de votre entreprise. Il ne vous est pas seulement indispensable pour traiter les opérations comptables quotidiennes, mais participe également à votre stratégie commerciale.

La mise en place de votre stratégie commerciale

Avant de lancer votre activité, il est essentiel de réaliser une étude de marché et d’élaborer un business plan. L’analyse de votre secteur d’activité, de votre clientèle potentielle et de la situation de vos concurrents constitue une base sur laquelle vous définissez votre stratégie commerciale.

Jusque-là, vous travaillez sur des hypothèses et chiffres fictifs. Vous pouvez alors vous passer d’un logiciel comptable. En revanche, dès que votre activité démarre, vous devez confronter votre scénario à vos chiffres réels. À cette fin, vous avez besoin d’un logiciel de facturation simple rapide qui vous donne une vue d’ensemble. Il vous permet également d’établir des rapports en jouant sur différents critères pour comprendre l’évolution qui se dessine au jour le jour.

La progression d’une entreprise n’est jamais exactement telle qu’envisagée. Vous pouvez avoir de mauvaises surprises si vous avez pêché par enthousiasme ; il se peut également que vos chiffres dépassent vos espérances si vous vous êtes montré timoré. Dans un cas comme dans l’autre, votre réactivité est garante de votre réussite. En effet, s’il vous paraît logique de réviser votre plan lorsque vos chiffres stagnent en deçà de ceux de votre business plan, c’est tout aussi important s’ils planent au-delà. Si vous êtes victime de votre succès, vous pouvez rapidement vous retrouver débordé et vous n’assurez plus alors un service satisfaisant. Vous risquez en conséquence de subir une chute abrupte. Il convient donc de demeurer très vigilant et de consulter votre comptabilité de façon très régulière.

Le suivi de votre stratégie commerciale

Au fil des semaines et des mois qui passent, le suivi de vos chiffres vous impose donc de réajuster votre stratégie commerciale. Par ailleurs, si vous êtes un entrepreneur débutant ou que vous découvrez un nouveau secteur d’activité, vous allez vous aider de votre toute fraîche expérience pour faire évoluer votre plan d’action.

Votre objectif est de rendre votre stratégie commerciale toujours plus performante et vous avez pour cela besoin de chiffres fiables. Avec un logiciel de facturation simple rapide, vous exportez vos données sous différents formats. Vous comprenez ainsi comment se comporte votre clientèle, quels sont les domaines dans lesquels investir et où sont possibles les économies.

En fonction de vos résultats, vous confortez vos points forts et mettez en place une stratégie pour combler vos points faibles.  

Logiciel de facturation simple rapide et e-commerce

Le e-commerce qui ne cesse de se développer exige une réactivité hors pair. La concurrence est âpre et les consommateurs volatiles. Si vous gérez une e-boutique, vous réalisez sans doute des campagnes publicitaires. Il est alors crucial de les suivre au jour le jour pour rectifier votre stratégie commerciale en temps réel.

Avec un logiciel de facturation comme Bizyness, vous êtes assuré d’une synchronisation effective. Étant compatible avec les CMS du e-commerce, le logiciel met en relation directe votre e-boutique et votre comptabilité. Grâce à son effet rétroactif, vous pouvez importer votre historique pour obtenir une vision d’ensemble pertinente.

Grâce à l’étude de vos chiffres, en tenant compte de la marge disponible par rapport à votre chiffre d’affaires, vous ajustez votre stratégie et anticipez vos campagnes publicitaires.

La multiplication des e-boutiques

Par ailleurs, vous pouvez posséder plusieurs e-boutiques. Soit vous fonctionnez sur le modèle mono produit et devez créer une nouvelle boutique pour chaque nouveau bien que vous souhaitez commercialiser ; soit vous souhaitez scinder votre boutique en plusieurs entités pour bien différencier les types de produits et ainsi mieux cibler votre clientèle.

Pour que la gestion de plusieurs e-boutiques reste simple et n’empiète pas sur votre temps de travail, vous avez besoin d’un logiciel de facturation souple et simple à utiliser. Bizyness par exemple vous permet de synchroniser plusieurs e-boutiques dans votre espace personnel, même dans l’hypothèse où vous utilisez des CMS divers.

L’utilisation des chiffres pour la recherche d’investisseurs

À n’importe quel moment de la vie de votre entreprise, vous pouvez avoir besoin d’investisseurs. À moins que vous ne dirigiez une association caritative (et l’on parle alors de mécènes), les investisseurs ne sont pas des philanthropes. Ils exigent des données chiffrées pour être convaincus.

Les investissements poursuivent des buts divers :

• combler un manque de trésorerie, car votre démarrage est plus lent que prévu ;
• investir dans une campagne publicitaire pour vous faire connaître ;
• lancer un produit innovant qui va mettre du temps à pénétrer le marché ;
• acquérir l’entreprise d’un concurrent pour fusionner les clientèles ;
• investir dans du matériel ou du personnel, etc.

Selon l’objectif que vous visez, votre logiciel doit être capable d’exporter vos données selon des critères adaptés. Cela vous permet de présenter des rapports professionnels et fiables, capables de convaincre du bien fondé d’investir dans votre entreprise.

La recherche de collaborateurs et associés

Dans la même optique que la recherche d’investisseurs, vous pouvez estimer nécessaire de recruter des associés ou collaborateurs pour vous épauler dans le développement de votre entreprise. Vous devrez leur présenter des perspectives avantageuses, chiffres à l’appui, pour qu’ils vous rejoignent.

Les exports comptables

Un logiciel de facturation simple et rapide vous fournit tous les exports comptables en quelques clics. Vous en avez besoin pour votre expert-comptable, ainsi que pour d’éventuels conseillers.

L’un des problèmes récurrents dont se plaignent les chefs d’entreprise est la solitude. Ils manquent de recul, mais peinent à partager leurs doutes quant à l’avenir de leur société. Il est essentiel de faire appel à des intervenants extérieurs pour obtenir un regard neuf et plus objectif. Il peut s’agir d’un expert-comptable, d’un consultant professionnel, d’un syndicat de la profession, etc. La personne aura dans tous les cas besoin de données comptables présentées clairement pour fonder son analyse.

La maîtrise de la trésorerie

La trésorerie d’une entreprise occupe une place centrale, car c’est elle qui détermine votre marge de manœuvre. Vous devez à tout moment connaître l’état de votre trésorerie, en tenant compte du prévisionnel.

Un outil comme Bizyness s’avère d’une aide précieuse, car il vous permet d’anticiper vos mouvements de trésorerie. Le logiciel de facturation simple rapide fut au départ conçu pour les auto-entrepreneurs, mais il s’est depuis adapté à toutes les formes juridiques.

— Pour chaque facture que vous éditez, Bizyness vous précise le montant des charges que vous devrez à l’URSSAF à la prochaine échéance qui peut être mensuelle ou trimestrielle.

— Vous renseignez au fur et à mesure vos frais du quotidien, ainsi que vos achats exceptionnels. Cela vous permet d’estimer vos dépenses récurrentes pour les intégrer dans votre prévisionnel. Vous en déduisez ainsi la disponibilité pour des investissements ponctuels.

— Si vous êtes auto entrepreneur, le logiciel veille au seuil de franchise de TVA. Si vous devez la déclarer et l’acquitter, vos opérations sont intégrées dans le logiciel.

Une bonne gestion d’entreprise tient nécessairement compte du prévisionnel. Seul un logiciel de facturation simple vous permet de l’établir et ainsi d’anticiper votre stratégie. Vous connaissez à tout moment l’état de votre trésorerie et pouvez prévoir des actions commerciales, sans mettre en péril l’équilibre de votre société.

État comptable et finances personnelles

L’état de votre comptabilité affecte vos investissements privés. En effet, lorsque vous souhaitez contracter un prêt personnel, vous devez présenter un justificatif de revenus. Que vous souhaitiez vous acheter une nouvelle voiture ou votre résidence principale, vous devez prouver votre capacité à rembourser un prêt auprès de votre banquier personnel.

En l’absence de fiches de paie, vous pouvez lui présenter un état comptable de votre entreprise. 

Comment reconnaître un logiciel de facturation simple rapide

En tenant compte de tous les éléments cités précédemment, voici les critères qui vous permettent de juger de la qualité d’un logiciel de facturation simple et rapide. Plus qu’un assistant comptable, il devient alors une aide précieuse pour la conduite de votre entreprise.

Testez votre logiciel avant d’investir

Une fois que vous avez sélectionné le logiciel de facturation qui vous semble le plus adapté, ne vous lancez pas tête baissée, mais prenez le temps de le tester. Il est préférable de prendre un peu de temps au début, afin de vous assurer que vous investissez dans le meilleur. Si vous devez changer au bout de quelques mois, vous perdrez davantage de temps à effectuer les synchronisations et prendre en main votre nouvel outil.

Les logiciels de comptabilité vous proposent généralement une période d’essai que vous mettez à profit pour vérifier que les fonctionnalités qu’ils proposent sont bien conformes à leurs promesses. Vous en profitez pour confirmer que le logiciel est bien adapté au statut juridique de votre entreprise.

La période d’essai est également l’occasion de vous assurer que vous avez accès à un service après-vente efficace et personnalisé. Il est essentiel que le concepteur du logiciel et son équipe soient réactifs à toutes vos demandes. Vous ne devez pas recevoir de réponses types qui vous renvoient à une simple FAQ si vous rencontrez des difficultés.

Enfin, profitez de ce test pour vous enquérir des possibilités d’évolution du logiciel, ainsi que du suivi des mises à jour. Les règles comptables fluctuent et connaissent de très fréquentes modifications. Le logiciel de comptabilité doit évoluer en conséquence. D’autre part, il est légitime que vous bénéficiiez de mises à jour qui ajoutent de nouvelles fonctionnalités et améliorent les processus déjà en place.

Vérifiez l’adaptabilité à votre cas personnel

Vous sélectionnez naturellement un logiciel de facturation adapté à votre statut juridique, mais vous devez anticiper l’hypothèse d’en changer. Si vous êtes auto entrepreneur par exemple, vous êtes soumis à des seuils qui vous obligent à créer une autre forme de société lorsque vous les dépassez. Vous pouvez aussi envisager de vous associer ou d’embaucher, ce qui n’est pas possible en tant qu’auto-entrepreneur. Le logiciel doit impérativement être prévu pour ce cas.

L’exhaustivité des fonctionnalités

Un logiciel de facturation professionnel doit vous proposer le plus de fonctionnalités possible. Celles-ci doivent être essentielles et illimitées. Attention aux fournisseurs qui proposent des gadgets, plutôt que de développer des fonctions plus compliquées, mais indispensables. Par ailleurs, le caractère illimité est important, car votre objectif est bien de progresser et vous ne devez pas être bridé par les limites du logiciel.

Voici la liste de fonctionnalités incontournables et illimitées que doit vous proposer votre logiciel de facturation :

• édition de devis, bons de commande, factures et bons de livraison ;
• création de factures récurrentes pour les abonnements et commandes multiples ;
• envoi par mail des documents au format PDF (lisible par tous les ordinateurs) ;
• gestion des cotisations URSSAF entrant dans le prévisionnel ;
• synchronisation bancaire ;
• gestion des frais et dépenses ;
• facturation en devises étrangères, en dehors de la zone euro
• traduction des factures en langue étrangère ;
• synchronisation avec différentes boutiques e-commerce ;
• gestion des débours, acomptes, escomptes, factures fractionnées, etc. ;
• statistiques détaillées et exports en tout genre ;
• rédaction de fiches clients et fournisseurs ;
• gestion des seuils liés à l’auto entrepreneur : chiffre d’affaires et franchise TVA ;
• calcul de la TVA et édition des rapports ;
• personnalisation des documents et possibilité de gérer plusieurs entités, avec des logos et couleurs différents ;
• compatibilité avec les mobiles et tablettes ;
• stockage de toutes les données dans un cloud ;
• création de rapports et exports pour différents interlocuteurs ;
• création du registre des achats et du livre des recettes (obligatoires pour un auto entrepreneur) ;
• compatibilité avec les outils d’automatisation du type Zapier.

Prenez le temps de sélectionner le logiciel de comptabilité qui vous est le plus adapté, il sera votre meilleur allié pour assurer l’avenir de votre entreprise.