Les mentions obligatoires de facture

Retrouvez les mentions obligatoires de facture auto entrepreneur que vous devez impérativement respecter afin que votre document soit légal.

  • 09 novembre 2021
Mentions obligatoires facture

Les obligations comptables d’un auto entrepreneur sont réduites au minimum, mais la facture demeure la pièce centrale et doit être émise pour chaque prestation. Elle permet de vous rétribuer en échange de la vente de vos produits ou des services que vous proposez. Pour que ce document soit légal, vous devez respecter les mentions obligatoires de facture. En voici un récapitulatif détaillé.

Les mentions obligatoires des factures pour auto entrepreneur

  • Le mot « Facture » doit obligatoirement apparaître sur votre document.
  • Votre identité : nom et coordonnées.
  • Numéro SIREN, suivi de la mention : immatriculé au RCS ou au RM de la ville de X. (Si votre auto entreprise est en cours d’immatriculation, précisez « SIREN en cours d’attribution ».)
  • L’identité de votre client.
  • La date d’émission de la facture et de la livraison.
  • Le numéro de la facture. Attention : 2 factures ne peuvent pas porter le même numéro, soit vous émettez une facture rectificative, soit vous établissez un avoir.
  • La description de la prestation.
  • Les remises.
  • Les numéros de devis et bon de commande.
  • Le montant à payer.
  • Si vous êtes redevable de la TVA, ce qui est le cas pour les auto entrepreneurs au-delà d’un certain seuil, vous devez indiquer le taux applicable, le montant HT et le montant TTC.
  • La franchise de TVA pour les auto entrepreneurs avec la mention « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ».
  • La date limite de règlement : elle n’est pas obligatoire, mais vivement conseillée. Le délai par défaut est de 30 jours pour la France et 60 jours pour l’étranger, à dater de la livraison ou fin de la prestation.
  • Le mode de paiement.
  • Les conditions d’escompte commercial et taux des pénalités de retard.
  • Les frais de recouvrement, applicable uniquement pour les professionnels.
  • Le numéro intracommunautaire.
  • Le centre de gestion agréé ou association agréée.
  • La RC Pro, garantie décennale et autres assurances.

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La revue en détail des mentions liées à la facturation

Le mot « Facture » doit obligatoirement apparaître sur votre document.

Votre identité

Votre nom propre et vos coordonnées doivent être complets. Ajoutez votre nom commercial si vous en possédez un.

Vous devez ensuite ajouter votre numéro de Siren, suivi de la mention :

  • immatriculé au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) de la ville de X, si votre activité est commerciale ;
  • immatriculé au RM (Répertoire des Métiers) de la ville de X, si votre activité est artisanale.

Si vous exercez une activité libérale, aucune mention n’est requise. Vous pouvez toutefois préciser « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) ».

Lorsque votre auto entreprise est en cours d’immatriculation, précisez « SIREN en cours d’attribution ».

Si votre auto entreprise possède plusieurs adresses, vous devez ajouter votre numéro de Siret.

L’identité de votre client

Votre facture doit porter le nom de votre client s’il est un particulier et l’adresse de son domicile, ou le nom de l’entreprise pour un professionnel et l’adresse de son siège social (ou l’adresse de sa succursale, selon la demande du client).

La date d’émission de la facture et de la livraison

Une facture est émise à date de livraison ou à la fin de la prestation. La date de livraison doit être mentionnée si elle est différente de la date de la prestation ou de la livraison des marchandises.

En cas de prestations récurrentes et dans le cas d’un abonnement, vous établissez des factures périodiques, selon les conditions prévues : au mois, au trimestre, à l’année, etc.

Le numéro de la facture

Il vous revient de choisir votre système de numérotation de facture, à la condition que vos numéros se suivent. Si vous ne passez pas par un logiciel de facturation, il vous est conseillé d’établir un système simple. Il peut comporter par exemple les chiffres de l’année en cours, puis une numérotation chronologique. Lorsque vous émettez de très nombreuses factures, vous pouvez ajouter le mois.

Si votre facture s’établit sur plusieurs pages, son numéro doit être reporté sur chacune. Le format standard est n/N, « n » représentant le numéro de la page et « N » le nombre total de pages.

Attention : 2 factures ne peuvent pas porter le même numéro

Il est rigoureusement interdit d’attribuer le même numéro à deux factures. Si vous devez rectifier une facture, car vous devez ajouter une prestation de dernière minute, vous souhaitez effectuer une remise qui n’était pas prévue ou que vous avez commis une erreur, vous ne pouvez pas supprimer une facture et la remplacer par une autre portant le même numéro.

Vous devez dans ce cas éditer une facture rectificative ou établir un avoir. La facture rectificative porte son propre numéro et la mention « annule et remplace » la facture erronée.

L’avoir doit porter l’en-tête « facture d’avoir » en précisant la facture à laquelle elle se réfère. Si vous devez refacturer la prestation, sa facture portera un nouveau numéro.

La description de la prestation

Plus une facture est détaillée, moins elle est sujette à caution, c’est pourquoi vous devez être le plus exhaustif possible.

Utilisez une ligne par prestation ou par produit, avec le montant HT en bout de ligne. Indiquez tous les détails : nature, prix unitaire, quantité, références, matières premières, main-d’œuvre, frais de déplacement, etc.

Il est conseillé de mentionner une remise sous la ligne concernée si elle ne s’applique pas à la totalité de la prestation.

Si vous avez préalablement établi un devis très précis, signé par le client, vous pouvez établir la facture sans reprendre le détail, mais en mentionnant uniquement le numéro de devis auquel elle correspond.

Les remises

Si vous proposez une remise quelconque sur l’ensemble de votre prestation, son montant doit figurer en dessous du montant total HT.

Les numéros de devis et bon de commande

Si vous êtes passé par l’étape devis ou bon de commande, mentionnez leur numéro dans la facture.

Le montant à payer

Le montant à payer figure en chiffres, mais aussi en lettre pour certains pays étrangers. Vous devez donc vous renseigner au cas par cas si vous travaillez avec l’étranger.

Si vous êtes redevable de la TVA, ce qui est le cas pour les auto entrepreneurs au-delà d’un certain seuil, vous devez indiquer le taux applicable, le montant HT et le montant TTC.

La date limite de règlement

La date de limite de règlement n’est pas obligatoire, mais vivement conseillée. Si vous vous abstenez, le délai par défaut est de 30 jours pour la France et 60 jours pour l’étranger, à dater de la livraison ou fin de la prestation.

Le mode de paiement

Il n’est pas obligatoire de préciser le mode de paiement, mais cela est recommandé pour faciliter le règlement par le client.

Les conditions d’escompte commercial et taux des pénalités de retard

Précisez les conditions d’escompte commercial et taux des pénalités de retard qui viennent s’ajouter ou se retrancher de la facture.

Les frais de recouvrement

Lorsqu’une entreprise règle votre facture après la date limite de paiement, elle est condamnée à vous verser une indemnité correspondant aux frais de recouvrement, fixée forfaitairement à 40 €. Elle s’ajoute aux pénalités de retard qui peuvent être prévues dans vos CGV.

Vous devez préciser sur la facture : « En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € ».

Cette amende n’est pas applicable pour les clients particuliers, mais uniquement pour les professionnels.

La franchise de TVA

Les auto entrepreneurs fonctionnent jusqu’à un certain seuil en franchise de TVA. Si c’est votre cas, vous devez préciser sur votre facture « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ».

Le numéro intracommunautaire

Si vous facturez un client étranger appartenant à l’Union européenne redevable de la TVA, vous devez ajouter le numéro intracommunautaire. Il est délivré par le SIE (Service des Impôts aux Entreprises). La structure du numéro intracommunautaire est propre à chaque pays. En France, il est constitué du code FR, d’une clé informatique à 2 chiffres ou lettres et du numéro Siren à 9 chiffres de l’entreprise.

Le numéro de TVA intracommunautaire est une mention obligatoire de votre facture si votre entreprise doit s'acquitter de la TVA. Si vous n’êtes par redevable de la TVA, vous pouvez cependant demander l’attribution d’un numéro de TVA intracommunautaire pour votre auto entreprise.

Ce numéro devient obligatoire lorsque le montant des acquisitions réalisées dépasse 10 000 € par an ou si l’entreprise vend ou achète des prestations de services à des sociétés établies dans l’UE.

Le centre de gestion agréé ou association agréée

Les auto entrepreneurs exerçant une activité libérale peuvent avoir recours à un Centre de Gestion Agréé (CGA) ou à une Association de Gestion Agréée (AGA). Si c’est votre cas, vous devez indiquer sur votre facture la mention « Membre d’une association agréée ».

RC Pro, garantie décennale et autres assurances

Si vous avez souscrit une RC Pro, garantie décennale et toute autre assurance professionnelle, vous devez le mentionner, avec les coordonnées de l’assureur.

L’émission de factures en devises étrangères

Si vous travaillez avec des pays en dehors de la zone euro, vous pouvez facturer dans leur monnaie, à la condition que leur devise soit reconnue internationalement et convertible. Le cas échéant, le taux de change avec l’euro doit être précisé. Le taux de conversion mentionné correspond à celui de l’avant-dernier mercredi du mois. Ces factures doivent obligatoirement apparaître en euros dans votre comptabilité.

Si vous libellez votre facture dans une langue étrangère, l’administration peut exiger une traduction certifiée en cas de doute ou d’incohérence.

Tenez-vous informés des dernières règlementations concernant les mentions légales liées à la facturation en visitant le site du service public.

Les règles d’envoi de la facture client

Respecter les mentions obligatoires d'une facture est indispensable, mais vous devez également connaître les règles d’envoi du document. 

L’auto-facturation ou comment déléguer sa facturation

Savez-vous que vous pouvez déléguer la facturation à votre client ? Cela s’appelle l’auto-facturation. En effet, dans l’immense majorité des cas, le fournisseur facture son client, mais il est possible de confier cette tâche à votre client.

Vous pouvez ainsi mandater votre client qui va lui-même émettre ses factures, en respectant les règles qui suivent.

— Le mandat entre vous et votre client doit être rédigé, à partir de dix factures par an. Si le nombre de factures est inférieur à 10, un mandat de facturation tacite suffit, mais vous devez dans ce cas approuver chaque facture par signature. Cette validation n’est pas nécessaire en cas de mandat écrit.

— Vous devez transmettre par écrit à l’administration fiscale les coordonnées du client que vous avez mandaté.

— La mention « auto-facturation » doit apparaître en en-tête de la facture.

— Toutes les mentions obligatoires de facture détaillées plus haut doivent être précisées.

— La facture doit mentionner la nature des opérations et la période concernée, car elle peut ne concerner qu’une part des opérations réalisées par le mandant.

— Il doit être précisé que la responsabilité du vendeur demeure la même pour ce qui concerne la déclaration et collecte de TVA (si vous avez dépassé la franchise de TVA en tant qu’auto entrepreneur).

— Un délai de contestation doit vous être accordé et doit être mentionné sur la facture, afin que vous puissiez en désavouer le contenu.

— Votre client conserve l’original de la facture et doit vous en envoyer un double.

Sous-traiter la facturation

Si vous souhaitez vous délester des tâches comptables, vous pouvez également sous-traiter votre facturation, mais cette dépense grève considérablement votre marge. Vous avez plutôt intérêt à passer par un logiciel de facturation auto entrepreneur. Son coût est léger, il vous permet de piloter simplement votre comptabilité, sans risque d’erreur, et vous propose en prime des services complémentaires utiles pour la gestion de votre entreprise, comme pour votre stratégie commerciale.

Les délais d’envoi de la facture

L’envoi de votre facture intervient dès la fin de votre prestation. Si la prestation s’étend sur une longue durée, vous devez établir un calendrier qui vous permet d’émettre une ou plusieurs factures intermédiaires, sous forme d’acomptes.

S’il s’agit de vente de marchandises, vous pouvez établir la facture dès que vous avez conclu l’accord avec le client, c’est-à-dire au moment de la commande. Cela n’empêche pas de préciser un délai de paiement différent, par exemple à la livraison.

Si vous proposez une livraison ou une prestation régulière (abonnement, réapprovisionnement, etc.), vous éditez alors des factures périodiques.

Du point de vue légal, votre facture doit être envoyée dans les 15 jours qui suivent la livraison, mais ce délai peut être prolongé à un mois. En effet, vous pouvez attendre la fin de chaque mois pour facturer l’ensemble de vos prestations, comme c’est le cas pour de nombreuses entreprises.

La transmission de la facture auto entrepreneur sur support papier

La facture peut être émise sur support papier ou support électronique (voir un exemple de facture auto entrepreneur). Il est de plus en plus courant d’envoyer les factures par mail. Toutefois il arrive que certains clients demandent à ce qu’elles leur soient envoyées par courrier postal.

Les factures clients ou fournisseurs sur support papier doivent être conservées durant 10 ans.

L’envoi et les mentions obligatoires d'une facture digitalisée

L’authenticité et la provenance de la facture électronique doivent pouvoir être garanties. L’intégrité de son contenu et sa lisibilité doivent aussi être assurées. Vous pouvez pour cela utiliser la signature électronique ou un protocole EDI (Échange de Données Informatisé). C'est un échange d’ordinateur à ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux.

La conservation des factures électronique est encadrée par l’administration fiscale :

  • la facture doit être conservée sur support informatique durant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les années suivantes ;
  • une facture sécurisée par signature électronique doit être conservée dans son format original pendant 6 ans ;
  • les informations émises et reçues concernant les factures transmises par EDI doivent être conservées dans leur format original durant 6 ans.

Vous devez cependant respecter le délai total de 10 ans pendant lesquels vous devez pouvoir produire les factures en cas de contrôle fiscal, que ce soit sous format papier ou électronique. Cela implique de conserver vos factures dans leur format original ou de les convertir dans le format de votre choix.

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