Véhicule de société ou indemnités kilométriques, que choisir ?

Les frais de déplacement figurent parmi les avantages en nature les plus prisés par les salariés. Alors que le prix des carburants flambe, l’usage d’un véhicule de société ou la déclaration d’indemnités kilométriques s’impose plus que jamais. Il convient d’étudier de plus près les deux systèmes, afin de définir lequel s’avère le plus avantageux pour le chef d’entreprise, ainsi que pour son salarié.

Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?

Les Indemnités Kilométriques (IK) équivalent au montant des frais remboursés par l’entreprise à ses salariés et son dirigeant. Leur versement est conditionné par deux critères :

1. les déplacements sont obligatoirement effectués avec un véhicule personnel, quel qu’il soit, voiture ou deux-roues ;
2. les frais s’appliquent uniquement pour des trajets inscrits dans le cadre professionnel.

Tout salarié peut avoir droit aux indemnités kilométriques, quel que soit son statut, ancienneté, grade, etc. En revanche, ces frais ne peuvent être versés à des prestataires externes à l’entreprise.

Quels sont les véhicules concernés ?

Tous les véhicules personnels sont éligibles aux indemnités kilométriques, quel que soit leur mode de fonctionnement : thermique, hydrogène, hybride, bioéthanol, électrique, etc. L’administration les classe en trois catégories :

1. cyclomoteurs dont la cylindrée est inférieure à 50 cm3 ;
2. deux-roues : scooters et motos dont la cylindrée est supérieure à 50 cm3 ;
3. voitures.

Des indemnités kilométriques ne peuvent être réclamées pour des trajets en taxi, bateau, train ou avion. Par ailleurs, seul le propriétaire du véhicule peut les toucher, ce qui exclut le covoiturage.

Le forfait mobilité durable

Si les déplacements professionnels peuvent être pris en charge par l’entreprise, le trajet entre le domicile et le lieu de travail peut également faire l’objet d’un dédommagement dans certaines conditions. En effet, si vous vous déplacez à vélo (y compris électrique), en covoiturage ou en empruntant les transports publics entre votre domicile et votre travail, votre entreprise peut vous proposer un forfait mobilité durable. Le montant est plafonné à 500 € par an et se trouve exonéré de cotisations et d’impôts pour l’entreprise.

Ce forfait mobilité constitue un avantage non négligeable, mais il demeure optionnel. Chaque entreprise est libre de le proposer ou pas à ses collaborateurs.

Les avantages des IK

Les IK étant intégrées dans ses charges, l’entreprise bénéficie d’une réduction d’impôts. Toutefois, le montant en est limité par l’administration fiscale et la TVA ne peut être récupérée.

Le salarié déduit les dépenses liées à l’usage de son véhicule personnel de ses frais réels et bénéficie ainsi d’une économie d’impôts.

Frais réels ou forfait ?

Un abattement forfaitaire de 10 % correspondant aux dépenses liées aux frais professionnels est appliqué par défaut sur la déclaration de revenus du salarié. Si ce montant dépasse dans la pratique ce forfait de 10 %, il devient plus avantageux pour le salarié de se baser sur les indemnités kilométriques, ce qui lui permet de déclarer ses frais réels.

Le calcul des indemnités kilométriques 

L’indemnité compensatoire des indemnités kilométriques est calculée sur un barème kilométrique établi par l’administration fiscale et mis à jour chaque année. Ce barème est calculé sur les critères suivants :

• consommation de carburant ;
• puissance du véhicule ;
• dépréciation du véhicule ;
• dépenses liées à l’usure des pneumatiques ;
• frais de réparation et d’entretien ;
• primes d’assurances. 

Les IK ne prennent pas en compte les frais de stationnement ou de péage. Ils doivent donc être comptabilisés à part, sur présentation d’un justificatif.

Quant au kilométrage, il est divisé en trois tranches pour le calcul de l’IK :

1. jusqu’à 5 000 km ;
2. entre 5 001 et 20 000 km ;
3. au-delà de 20 000 km.

Quels sont les trajets concernés par les indemnités kilométriques ?

Les trajets éligibles aux IK peuvent concerner les déplacements :

• du domicile au lieu de travail ;
• professionnels durant les heures de travail : visites chez des clients ou des fournisseurs, participation à des séminaires ou à des salons professionnels, rencontres et réunions professionnelles, etc.

Si le salarié demeure à plus de 40 kilomètres de son travail, il doit justifier cet éloignement par des conditions particulières : mutation géographique, coût du logement, prise en compte du rayonnement d’un commercial sur un secteur défini, etc.

En cas de contrôle par l’URSSAF, la preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur qui doit fournir les justificatifs des déplacements.

Comment fonctionne l’utilisation d’un véhicule de société ?

Plutôt que de demander à son employé d’utiliser son véhicule personnel, puis de lui rembourser ses frais, l’entreprise peut investir dans un véhicule de société ou un véhicule de fonction qu’elle confie à son collaborateur, mais dont elle assume la charge (assurance, entretien et carburant, mais aussi frais de stationnement et de péage d’autoroute). Le dirigeant peut aussi acquérir une voiture de société ou de fonction pour lui-même.

Véhicule de société ou véhicule de fonction ?

Pour être précis, il convient de différencier un véhicule de société d’un véhicule de fonction : le premier — qui est aussi appelé véhicule de service — ne peut être utilisé dans le cadre privé, contrairement au second qui sert également aux déplacements personnels. Le salarié doit donc laisser son véhicule de société à la surveillance de son employeur une fois sa journée de travail terminée. 

Le véhicule de société est mis à la disposition du salarié pour un usage exclusivement professionnel. Celui-ci doit donc utiliser un autre moyen de transport pour effectuer les déplacements entre son domicile et son travail, sauf si l’employeur inscrit une clause dans le contrat de son employé précisant une tolérance à ce sujet. En revanche, tous les trajets ne revêtant pas un caractère professionnel ne peuvent être réalisés avec le véhicule de société.  

A contrario, le salarié peut utiliser son véhicule de fonction pour ses déplacements privés, en dehors de ses horaires de travail, y compris durant le week-end et les vacances, sauf mention spécifique de l’employeur. Il est considéré par le fisc comme un avantage en nature.

Les avantages du véhicule de société

Le véhicule de société peut être loué ou acheté. Il simplifie la vie de l’employé à qui il est confié, car il n’a pas à en assurer l’entretien, l’assurance et l’approvisionnement en carburant. Le salarié n’est pas non plus tenu d’effectuer lui-même les contrôles techniques et les visites d’entretien.

L’entreprise peut à tout moment récupérer le véhicule de société. Le salarié touchera en contrepartie une indemnité, destinée à couvrir ses frais de déplacement professionnels. 

Le financement et la défiscalisation de la voiture de société 

Le financement de la voiture de société dépend de plusieurs critères, notamment la possibilité de déduire l’amortissement de la voiture des charges fiscales, ainsi que la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS). Ces deux paramètres dépendent de l’émission de CO2 du véhicule. 

Le véhicule de société acheté peut être déduit des résultats imposables de l’entreprise. Par ailleurs, celle-ci peut être exonérée de TVS en fonction du type de carburant et du niveau d’émission de CO2. Enfin, la société récupère la TVA payée sur le véhicule de société, ainsi que la TVA sur les dépenses liées au carburant et à l’entretien.

Les avantages fiscaux pour les véhicules de société hybrides

Les véhicules de société hybrides étant considérés comme moins polluants, ils bénéficient d’avantages fiscaux. Ils sont notamment exonérés partiellement ou totalement de la TVS, en fonction de leurs émissions de CO2. 

Pour que l’exonération soit totale, une voiture de société hybride ne doit pas émettre plus de 50 g de CO2 par kilomètre. Ce seuil est déterminé par les WLTP : Worldwide harmonized Light Vehicles Test Procedures. Si le véhicule dépasse cette limite, elle ne sera exonérée de TVS que durant 3 ans. Ce dispositif ne concerne pas les voitures hybrides diesel.

D’autre part, si votre voiture de société est un véhicule hybride utilisant de l’hydrogène en plus de l’énergie électrique, vous pouvez prétendre à une exonération partielle ou totale de la taxe sur les certificats d’immatriculation. 

Pour l’entreprise, la pertinence de choisir entre les indemnités kilométriques ou le véhicule de société dépend de calculs préalables. Vous devez faire le point sur tous les critères du véhicule, ainsi que sur son mode d’utilisation, puis calculer quels sont les avantages financiers et fiscaux qui en découlent.