Le fonctionnement des notes de frais dans l'entreprise

Les notes de frais permettent aux salariés, comme aux dirigeants, d’être remboursés des frais professionnels qu’ils avancent au nom de l’entreprise.

Qu’est-ce que la note de frais ?

La note de frais, établie sur papier ou sur support numérique, permet aux collaborateurs de l’entreprise d’obtenir le remboursement des frais qu’ils ont engagés dans le cadre professionnel. Accompagnée de leurs justificatifs pour les notes de frais correspondant aux frais réels, elles sont adressées au service de comptabilité. Le remboursement peut aussi être prévu selon un forfait. Leur paiement est indépendant de celui du salaire mensuel.

Les objets de la note de frais

Les notes de frais peuvent être établies pour des dépenses très diverses :

repas ;
hébergement pour un déplacement à l’extérieur : séminaire, rendez-vous client ou fournisseur, visite des succursales, formation, etc. ;
abonnement Internet pour le télétravail ;
abonnement à un service informatique ;
transports en commun : train, avion, métro, etc. ;
indemnités kilométriques si le salarié ou le dirigeant utilise son véhicule personnel ;
péages ;
parking ;
achat d’un téléphone ;
forfait téléphonique ;
achats de fournitures, etc.

Les notes de frais peuvent correspondre à des frais récurrents, mais aussi à une dépense unique. Un salarié muté par exemple peut par exemple demander le remboursement de ses frais de déménagements.

Le salarié ne peut pas décider arbitrairement des frais pouvant faire l’objet d’un remboursement. Ils doivent être préalablement définis entre l’employeur et son employé. Si elle n’est pas déterminée par un accord de branche ou une convention collective, elle est détaillée dans une clause spécifique figurant dans le contrat de travail.

Une fois les notes de frais établies, elles doivent être visées par un responsable. Il peut s’agir du service comptabilité ou de la direction elle-même. Leur montant doit être conforme aux règles fiscales et de dépenses internes de l'entreprise.

Les notes de frais au forfait ou aux frais réels

L’entreprise doit choisir la méthode de remboursement à appliquer qui peut être au forfait ou selon les frais réels.

L’allocation forfaitaire

Le remboursement des frais selon une allocation forfaitaire présente l’avantage de simplifier la procédure. Le salarié n’a pas à conserver les justificatifs et la comptabilité gagne du temps en n’ayant pas à les reporter dans le logiciel de facturation. Toutefois, son bénéficiaire – employé ou dirigeant – doivent pouvoir justifier le caractère professionnel de ses notes de frais en cas de contrôle.

En règle générale, le montant total des frais est encadré par l’entreprise en se calquant sur les barèmes et les taux annuels édités par l’URSSAF. Si l’allocation forfaitaire dépasse ces limites, l’excédent doit être déclaré comme un avantage en nature. Par conséquent, les sommes excédentaires sont soumises aux cotisations sociales pour l’entreprise et à l’impôt sur le revenu pour le collaborateur qui les reçoit.

En revanche, si l’entreprise fixe une allocation forfaitaire inférieure aux chiffres de l’URSSAF, ses collaborateurs s’estimant lésés peuvent introduire un recours devant le conseil de prud’hommes.

Le forfait s’avère pratique pour les employés qui cumulent un grand nombre de dépenses, comme les commerciaux itinérants. En permanence en déplacement, l’entreprise peut par exemple établir un forfait pour le déjeuner. Que le commercial dépense ou non la somme, il touchera ses frais. S’il dépasse le montant qui lui est alloué, il n’en est pas remboursé.

Le remboursement des frais réels

Le remboursement des frais réels consiste à rembourser au centime près chaque dépense. Cela implique de fournir des justificatifs pour chacun des montant de la note de frais qui son inclus lors de la saisie comptable.

La saisie des notes de frais, ainsi que le téléchargement des justificatifs afférent doivent être prévus dans votre logiciel de comptabilité.

Le contrôle des notes de frais par l’URSSAF

Les notes de frais font l’objet de contrôles très scrupuleux par l’URSSAF qui craint qu’il existe des abus et que celles-ci ne couvrent des frais illégitimes. Le cas échéant, les frais peuvent être requalifiés en avantages en nature. L’entreprise peut alors faire l’objet d’un redressement, tout comme le salarié car ces avantages doivent être déclarés dans le cadre de son impôt sur le revenu.

L’URSSAF vérifie également l’éligibilité du bénéficiaire des notes de frais. Elles sont en effet réservées aux salariés de l’entreprise. Cela concerne dont les dirigeants salariés, mais pas les autres, c’est-à-dire les :

présidents directeurs généraux de SA ;
gérants minoritaires de SARL ;
dirigeants relevant du régime des TNS (Travailleurs Non-Salariés) ;
gérants majoritaires de SARL ;
dirigeants de SAS, y compris le président.

L’obligation de présenter des justificatifs

Tout frais professionnel doit être justifié par une facture ou un reçu. Le service comptabilité doit bloquer tout remboursement si les justificatifs font défaut. Là encore, si le salarié ne respecte pas la loi, l’URSSAF peut requalifier ces frais en avantages en nature. L’organisme risque par ailleurs de remettre en question toute la comptabilité de l’entreprise, car les chiffres reportés dans le grand livre comptable seront erronés.

Si le salarié a omis de demander un justificatif ou s’il l’a égaré, il doit en demander un duplicata à l’établissement concerné. La comptabilité peut aussi lui proposer de rédiger une attestation sur l’honneur de la perte du justificatif. Attention de ne pas éveiller l’attention de l’URSSAF si le nombre de justificatifs « égarés » est trop important, car une fraude peut alors être suspectée.

Les justificatifs des notes de frais doivent être conservés durant 10 ans, qu’ils soient sur papier ou sur un support numérique.

La présentation de la note de frais

Si l’allocation n’est pas forfaitaire, la note de frais peut être présentée sur papier (rédigée à la main ou par ordinateur et imprimée) ou sur un support numérique. Il n’existe pas de document type, mais elle doit impérativement renseigner les informations suivantes :

objet de la dépense ;
date ;
montant hors-taxe ;
montant de la TVA ;
montant TTC.

L’enregistrement de la note de frais dans le logiciel de comptabilité

Le salarié doit présenter ses notes de frais dans

Du côté du salarié, ce dernier doit produire ses notes de frais dans un délai raisonnable qui est généralement défini et communiqué par l'employeur. La justice précise d'ailleurs dans une décision de 2009 que ce délai est indispensable à respecter (Cass. soc. 29 sept. 2009, n° 07-45722). Si le salarié dispose d’un mois, par exemple, l’employeur ne serait plus fondé à procéder à un quelconque remboursement en cas de soumission tardive.

De son côté, l'employeur a l'obligation de rembourser les frais professionnels justifiés et conformes à sa politique interne. S'il refuse de le faire, le salarié peut saisir le Conseil des prud'hommes.

Enfin, d'un point de vue fiscal, les frais professionnels sont exonérés de charges sociales sous certaines conditions, et le montant perçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu pour les salariés.

Aussi simple que la démarche des notes de frais puisse paraître (une dépense correspond à un remboursement), c'est en réalité un sujet pluriel qui touche de nombreuses fonctions de l'entreprise. Ressources humaines, juridique, finance et comptabilité, droit du travail, communication interne, management… tout le monde est concerné par l'organisation et la gestion des notes de frais.

L'avance sur frais : une méthode pour limiter les notes de frais

Il arrive que certains déplacements professionnels puissent coûter cher aux salariés. Si on ajoute le transport, l'hébergement, la restauration et tous les frais sur place, l'impact sur la trésorerie personnelle du collaborateur peut être important. Sans compter que dans les organisations où les notes de frais ne sont pas optimisées, l'employeur peut mettre de longues semaines avant de procéder au remboursement.

L'avance sur frais est une méthode qui consiste à avancer une somme d'argent à un collaborateur avant que ce dernier ne parte en déplacement. À la différence du remboursement classique, cette avance est estimée selon les dépenses prévisionnelles anticipées. Lorsque le salarié est de retour, il soumet ses notes de frais pour remboursement et le montant total sera ajusté à l'avance de frais consentie. Si l'avance est insuffisante, il sera remboursé de la différence. À l'inverse, il devra rembourser le trop-perçu si l'avance est excédentaire. Le calcul du coût du voyage se base alors uniquement sur les factures et les justificatifs conformes à la réglementation en vigueur.

Etude 2021 : Fraude à la note de frais

Selon une enquête SAP Concur, seul 1 employé sur 3 ne commettrait jamais de fraude.

Fraude aux notes de frais :comment l'éviter ?

La fraude et la note de frais

Pour qu'une note de frais soit valide, elle doit s'inscrire dans un cadre professionnel. Toutefois, cela n'empêche pas les salariés mal intentionnés de tenter de frauder en demandant le remboursement de dépenses non payées. Il est, en effet, difficile d'éluder la question de la fraude quand on parle des notes de frais. Si celle-ci est généralement très limitée avec une plateforme adaptée, elle peut être présente dans les organisations avec des procédures de contrôle réduites ou des processus internes plus traditionnels. Pourtant, les grandes techniques des fraudeurs sont connues :

Demander le remboursement d'un repas non payé

L'astuce des fraudeurs : il suffit de récupérer une copie du reçu d'un repas auquel le salarié a été invité par un client ou un fournisseur. Il peut alors se le faire rembourser comme si c'était lui qui invitait. Dès lors qu'on se retrouve avec un reçu pour 3 ou 4 personnes, le budget peut vite monter.
La solution : pour contrer cette pratique, il est important d'avoir des données moyennes et chiffrées par service ou collaborateur afin d'identifier des biais potentiels au moment de l'analyse financière. D'autre part, il est aussi possible de contacter le client directement pour vérifier sa présence et le fait qu'il ait été invité. Certaines entreprises peuvent ainsi pratiquer des contrôles et vérifications de manière aléatoire.

Adapter le reçu de taxi à l'étranger

L'astuce des fraudeurs : en général, il est difficile de déchiffrer les reçus écrits à la main ou écrits avec des alphabets non latins. Sans compter les reçus vierges que les collaborateurs personnalisent. Résultat : un salarié peut doubler ou tripler ses frais de taxi, en particulier lors d'un déplacement à l'étranger.
La solution : pour limiter cette fraude, il vaut mieux équiper ses collaborateurs de cartes bancaires corporate ou prépayées, ou de passer par des services de VTC globaux comme Uber par exemple.

Ajuster ses frais kilométriques

L'astuce des fraudeurs : quelques kilomètres ici et là sur un trajet professionnel réalisé avec une voiture personnelle, et à la fin de l'année, c'est un bon budget qui s'envole de l'entreprise pour des remboursements frauduleux.
La solution : Des applications de gestion de frais proposent d'utiliser le GPS du smartphone pour suivre les kilométrages réalisés. Ainsi, il n'y a jamais aucune contestation.

Quelle TVA sur les notes de frais ?

Toutes les entreprises peuvent récupérer la TVA issue des notes de frais. Mais cela nécessite de connaître des règles fiscales et administratives précises. En effet, selon le type de dépense, toutes les notes de frais ne sont pas éligibles à la récupération de la TVA :

Les frais kilométriques : lorsque l'employeur rembourse un salarié pour l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, le montant payé à l'employé ne comprend aucune taxe. Il n'est donc logiquement pas possible de récupérer la TVA.
La location de véhicules : la TVA n'est pas récupérable sur les véhicules de tourisme mais elle l'est pour les véhicules utilitaires (camions et camionnettes) qui sont destinés au transport de marchandises et de matériaux.
Le carburant : tout dépend de la voiture (utilitaire ou de tourisme) et du type de carburant. Ainsi, la TVA est récupérable à 100% pour le diesel destiné à un véhicule utilitaire par exemple.
Les frais de péage : que ce soit pour une autoroute, un pont ou un tunnel, les frais de péage contiennent de la TVA qui peut être récupérée.
Les frais de stationnement : là aussi, tous les stationnements (horodateurs, souterrains et aériens) sont éligibles à la récupération de TVA.
Le transport de personnes : aucune TVA n'est déductible, et ce, quel que soit le moyen de transport ( bus, métro, tramway, moto, taxi et même train, bateau ou avion).

Que faire lorsqu'une note de frais est présentée sans facture ?

Sur le papier, la règle est claire : la facture (mais également reçu ou justificatif de paiement) est nécessaire pour procéder au remboursement de la note de frais et récupérer tout ou partie de la TVA payée. Rembourser une note de frais sans justificatif est une prise de risque pour l'employeur, car il peut être soumis à des sanctions en cas de contrôle. C'est pourquoi, la grande majorité des entreprises ont une politique de tolérance zéro qui est clairement expliquée et détaillée au sein de la politique interne.

D'autres entreprises, plus petites, plus familiales ou moins procédurières acceptent une exception de temps à autre. En général, le profil du collaborateur, son historique, son comportement et le montant de la note de frais peuvent contribuer à franchir la ligne jaune et tenter de trouver une solution acceptable, comme :

Demander un duplicata au fournisseur.
Transmettre une copie du relevé de compte en cas de paiement par carte bancaire.
Faire une déclaration sur l'honneur.

Aussi simple que la démarche des notes de frais puisse paraître (une dépense correspond à un remboursement), c'est en réalité un sujet pluriel qui touche de nombreuses fonctions de l'entreprise. Ressources humaines, juridique, finance et comptabilité, droit du travail, communication interne, management… tout le monde est concerné par l'organisation et la gestion des notes de frais. Choisir le bon outil permet donc d'optimiser ses processus internes, de sécuriser sa trésorerie, d'apporter davantage de flexibilité dans la gestion opérationnelle et de participer à la transformation digitale de votre organisation. Transformer les notes de frais en levier de performance… voici de quoi (re)motiver votre DAF.

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