Les avantages d'un logiciel de facturation récurrente

Le logiciel de facturation récurrente est un outil indispensable qui automatise votre comptabilité si vous vendez des abonnements et services répétitifs. Découvrez les avantages d'un logiciel de facturation récurrente pour votre activté.

  • 03 décembre 2021
Logiciel de facturation récurrente

Le temps passé à travailler sur la comptabilité de votre entreprise est pris sur le temps dont vous disposez pour gérer votre affaire et la développer, c’est pourquoi tout ce qui peut être automatisé doit l’être. Si vous proposez des prestations de services régulières, des abonnements ou la livraison répétitive de produits, un logiciel de facturation récurrente vous permet de programmer l’édition et l’envoi des factures. Une fois les paramétrages effectués, vous n’avez plus à vous soucier du suivi. Vous conservez bien sûr la possibilité d’intervenir à tout moment et de modifier les conditions de facturation.

Qu’est-ce qu’une facture récurrente ?

Une facture récurrente est établie lorsque votre activité engendre une prestation de service ou la fourniture de biens de façon répétitive. Ces transactions sont encadrées par un contrat qui définit la nature de votre action. Celui-ci inclut les abonnements en tout genre et détermine le détail de votre prestation, son montant, sa fréquence et sa durée globale.

Le logiciel de facturation récurrente doit alors émettre une facture en fonction du calendrier que l’on désigne par le terme d’échéancier de facturation. Découvrez Bizyness et gagnez du temps en automatisant la tâche de facturation pour votre entreprise quelque soit votre activité.

Quelles activités occasionnent l’émission de factures récurrentes

Tout service répétitif peut faire l’objet de la création d’une facture récurrente, à la condition que les termes de la prestation soient définis par contrat ou par abonnement. Cela peut par exemple concerner :

  • un contrat de bail, avec les loyers qui correspondent ;
  • la location de matériel ou de véhicules ;
  • les contrats d’entretien de matériel ;
  • les contrats de nettoyage ;
  • les services de maintenance liés à un parc informatique ;
  • le renouvellement d’un abonnement à un logiciel, incluant ses mises à jour ;
  • la location d’espace informatique dans un cloud ;
  • l’assistance juridique, technique ou technologique ;
  • les services d’un comptable, etc.

Les termes du contrat d’abonnement

Vous devez veiller à ce que votre contrat d’abonnement soit correctement rédigé et dans le respect de la loi. Dans le cas contraire, vous vous exposez à des réclamations de la part de votre client et vous ne serez pas en droit de lui réclamer certains impayés.

Rédigez vos CGV — Conditions Générales de Vente

La rédaction des Conditions Générales de Vente est obligatoire dans tous les cas, que vos services soient ponctuels ou récurrents. La loi encadre l’obligation légale d’information précontractuelle à la charge du vendeur en fonction de la nature de ses transactions :

1.     la présentation des CGV est obligatoire lorsque l’offre de biens ou de services est adressée à des consommateurs particuliers, dans le cadre de relations B2C ;

2.     la présentation des CGV est facultative entre professionnels, dans le cadre de relations B2B, mais elles doivent obligatoirement pouvoir être communiquées sur simple demande.

Les CGV décrivent dans le détail votre offre commerciale, depuis la commande, jusqu’au règlement. Elles viennent en complément de votre contrat d’abonnement.

Pour rédiger vos CGV, vous trouvez des modèles sur Internet reprenant les clauses usuelles classiques. Sélectionnez un prototype qui correspond à votre activité et personnalisez-le en fonction des spécificités de vos prestations.

Choisir une périodicité pour votre facturation

 La fréquence de la facturation est variable, ce qui permet d’inclure le plus grand nombre d’activités. Par ailleurs, la facture ne correspond pas nécessairement à chaque prestation. Vous pouvez par exemple proposer un abonnement mensuel pour un entretien de machine et n’émettre qu’une facture par an.

Vous pouvez proposer toutes les fréquences : mensuelle, bimensuelle, trimestrielle, annuelle, etc. Rien ne vous empêche de déterminer une récurrence personnalisée.

Votre contrat définit également la date de départ de l’abonnement. Un contrat mensuel peut par exemple débuter le 1er de chaque mois ou à la date réelle de sa signature qui peut être n’importe quel jour du mois.

Durée limitée ou illimitée

Vous pouvez proposer deux types de contrats pour ce qui concerne la durée d’abonnement.

La durée illimitée

Dans un premier cas, la reconduction de l’abonnement peut être tacite. Tant que le client ne dénonce pas le contrat, celui-ci est reconduit d’une période sur l’autre. Ceci évite d’avoir à resigner un abonnement à chaque échéance.

Le client peut stopper son contrat à tout moment, mais il doit le cas échéant respecter les conditions de résiliation. Il s’agit généralement d’un préavis d’une durée définie. Par exemple, un abonnement mensuel devra être dénoncé au minimum quinze jours avant sa prochaine échéance, durée précisée sur le contrat initial.

Le contrat peut aussi imposer une durée minimum, avant qu’il ne puisse être dénoncé. Dans le cas de votre abonnement mensuel, vous pouvez imposer qu’il porte sur six mois, avant que le client ne puisse le stopper, toujours en respectant le préavis.

Si le vendeur peut imposer des conditions, le client est en droit de refuser le changement des termes du contrat. En effet, vous devez l’informer en amont de tout changement, qu’il s’agisse des conditions d’exécution ou du tarif. Vous pouvez par exemple décider que vous supprimez une clause ou que vous augmentez le tarif de votre abonnement.

Le client doit en être informé suffisamment tôt pour lui laisser la possibilité de résilier le contrat si les nouvelles conditions ne le satisfont plus. Il doit être informé par une lettre nominative ou par courriel, avec la date limite de résiliation mentionnée dans un encadré apparent. Si vous ne respectez pas cette règle, votre client peut mettre fin à son contrat gratuitement, à partir de la date de reconduction. S’il vous avait avancé le coût de l’abonnement courant après la dernière date de reconduction, il est en droit de vous en demander le remboursement sous 30 jours.

Vous pouvez également proposer un contrat pouvant être résilié à tout moment, sans aucune condition assortie.

La durée limitée

Dans le second cas, la durée peut être limitée dans le temps et le contrat doit alors être resigné à la fin de son échéance. Votre abonnement mensuel peut ainsi être stoppé au bout d’un an, ce qui vous permet d’en réviser les conditions, notamment tarifaires.

Votre client est alors libre de reconduire ou non son abonnement.

La résiliation des contrats en cas de non-respect par le vendeur

Si vous ne respectez pas vos engagements, votre client peut mettre fin au contrat sous certaines conditions. Si vous n’honorez pas la date de livraison ou, en tout état de cause, qu’elle n’est pas exécutée sous 30 jours suivant la conclusion du contrat, votre client doit agir en deux temps :

1.     il vous impose un nouveau délai de livraison, généralement court : si vous le respectez, le contrat est maintenu, si vous ne livrez toujours pas ou n’assurez pas votre prestation de service, le client passe à la seconde étape ;

2.     il est en droit de résilier son contrat par lettre recommandée avec avis de réception.

Par ailleurs, si vous livrez votre client ou reconduisez votre prestation par erreur, alors que le contrat est terminé, la prestation est considérée comme « non commandée » et vous ne pouvez pas en réclamer le paiement à votre client. En effet, l’absence de réponse du consommateur ne vaut pas consentement.

Si vous souhaitez récupérer votre livraison, vous ne pouvez par demander à votre client de débourser les frais de retour, mais devez prendre ce montant à votre charge. Si vous ne respectez pas ces obligations et insistez auprès de votre client pour qu’il vous renvoie les biens, il peut porter plainte auprès du procureur de la République, car il peut considérer que vous le harcelez.

La gestion de vos abonnements par le logiciel à facturation récurrente

Si vous vendez des abonnements, vous allez vite être débordé par la comptabilité, tandis qu’un logiciel de facturation récurrente vous facilite la tâche, vous garantit la légalité de vos documents, vous assure de n’oublier aucune facture et vous permet d’en vérifier le paiement de façon exhaustive.

Assurez-vous de la légalité de vos documents grâce au logiciel de facturation récurrente

Pour qu’elle soit légale, votre facture doit porter des mentions légales (coordonnées, numéro de Siren, dates, etc.). Ne prenez pas ces obligations à la légère, car les sanctions en cas de non-respect sont loin d’être anecdotiques :

  • une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au quart de son montant ;
  • une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.

Les règles de numérotation sont aussi strictes : les numéros doivent se suivre et deux factures ne doivent jamais porter le même numéro. En cas d’erreur, vous devez éditer un avoir, avant de refacturer sous un autre numéro.

Votre logiciel de facturation gère automatiquement les mentions légales et la numérotation de vos factures. Si vous êtes auto entrepreneur, il prend en charge la facturation de la TVA si vous dépassez le seuil de la franchise.

Paramétrez la fréquence pour une facturation automatique

Lorsque vous signez un contrat d’abonnement, il vous faut quelques minutes pour éditer la première facture, afin d’en définir les termes : coordonnées du client, nature de la prestation et montant. À partir de ce premier document, vous intégrez la périodicité liée à l’abonnement.

Vous pouvez décider d’un envoi automatique de la facture au client, sous format PDF, dès son édition. Vous pouvez préférer conserver la décision sur la date d’envoi, dans certains cas.

Si votre abonnement concerne un contrat d’entretien mensuel par exemple. Votre agenda peut différer légèrement d’un mois sur l’autre et vous allez dans ce cas autoriser l’envoi de la facture à la date réelle de votre prestation. Il ne vous suffit alors que de quelques secondes pour lancer la procédure.

Le gain de temps est évident, car votre logiciel de facturation récurrente se charge de dupliquer la facture initiale, en intégrant la date et le nouveau numéro.

Le bon de livraison lié à la prestation

Lors de votre paramétrage, vous pouvez également décider d’éditer un bon de livraison récurrent. En effet, dans le cas d’un abonnement, vous n’avez pas à créer de nouveau devis ou bon de commande, en revanche, la création d’un bon de livraison atteste du respect du contrat.

Aucun risque d’oubli ou d’erreur

Le logiciel n’est pas faillible, ce qui vous évite de rater une échéance. Votre prestation est systématiquement facturée, sans risquer d’erreur en effectuant un copier-coller. L’ordre de numérotation est aussi respecté.

La souplesse du logiciel de facturation automatisée

Vous pouvez naturellement intervenir sur vos paramètres, ce qui vous permet d’ajuster votre facture dans l’hypothèse où votre prestation diffère d’une échéance à l’autre.

Le suivi des impayés

Chaque facture vient s’ajouter dans votre historique de comptabilité. Grâce au logiciel de facturation récurrente, vous vérifiez en quelques clics l’état des paiements, ce qui vous permet de relancer les clients qui n’ont pas acquitté leur facture dans le délai qui leur était imparti.

Vous pouvez paramétrer l’envoi d’une relance automatique pour signifier à vos clients que la date d’échéance de la facture est passée. Cela vous fait encore gagner du temps sur la gestion de votre comptabilité.

Une vue globale sur votre chiffre d’affaires et votre trésorerie

En laissant à votre logiciel la charge de facturer automatiquement, vos rentrées d’argent sont programmées et votre trésorerie est mieux gérée. En jouant avec les divers exports et tris de données, vous pouvez estimer vos futurs revenus et établir un prévisionnel de l’argent disponible sur votre compte. Cela vous permet de programmer le règlement de vos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que l’acquittement de vos charges et taxes, en vous assurant de ne pas vous retrouver à découvert.

Le logiciel de facturation récurrente vous aide à créer des rapports qui vous permettent d’évaluer le poids des abonnements dans votre chiffre d’affaires. Il peut ainsi vous épauler dans la conception de vos stratégies commerciales si vous souhaitez développer ce type de contrat qui vous assure des revenus récurrents.

Une approche professionnelle qui joue en votre faveur

Le logiciel vous garantit une facture émise à date fixe, avec une mise en page claire, sans possibilité d’erreur et sans oubli possible. Tous ces détails qui peuvent être considérés comme anecdotiques jouent en réalité en votre faveur. Ils vous établissent comme un véritable professionnel, digne de confiance.

Vos clients n’en sont pas toujours conscients, mais cette image favorable vous aide à les fidéliser.

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