La facture d'avoir : quand et comment la rédiger ?

Dès lors qu’une facture est émise, il est interdit de la supprimer, ou même de la modifier. Si vous devez la rectifier ou l’annuler, il vous faut passer par une facture d’avoir, également appelée note de crédit en Suisse et en Belgique. Tous les logiciels de comptabilité prévoient l’émission des avoirs. Toutefois, comme tous les documents comptables, la facture d’avoir est soumise à une réglementation stricte que vous devez connaître et que nous vous détaillons dans cet article.

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La facture d’avoir, c’est quoi ?

La facture d’avoir est une facture rectificative qui est toujours rattachée à une facture originelle. Ce document administratif et comptable permet de modifier le montant d’une facture correspondant à de la vente de marchandises ou à de la prestation de services. Elle équivaut à une reconnaissance de dettes à l’égard de votre client.

Dans quels cas émettre une facture d’avoir ?

La facture d’avoir permet de respecter la loi qui interdit de modifier ou de détruire une facture déjà émise. Son contenu s’adapte à la raison qui vous oblige à modifier votre tarif initial :

• rectifier un prix qui n’était pas juste concernant la fourniture de marchandises ou la prestation de service ;
• annuler une facture portant des coordonnées du client erronées, avant de rééditer la facture portant les informations exactes ;
• modifier les frais de port ;
• octroyer une ristourne en guise de geste commercial ;
• adresser une remise sur une prochaine commande pour récompenser la fidélité de votre client ;
• rectifier le montant ou annuler la facture, car le client a annulé tout ou partie de sa commande ;
• retrancher une partie du montant d’une facture, car le client a modifié le contenu de sa commande ; 
• rembourser un achat qui n’était pas conforme à la commande ;
• annuler une facture, car le produit ou le service n’a pas été fourni ;
• déduire le montant correspondant à un retour de marchandises ;
• dédommager le client en raison d’un retard de livraison ;
• résoudre un litige à l’amiable (et conserver de bons rapports avec votre client) ;
• annuler (provisoirement ou définitivement) une commande, car vous vous trouvez en rupture de stock ou ne pouvez pas assumer le service promis ;
• rectifier une erreur portant sur la TVA ;
• réaliser un remboursement partiel si la commande ne s’est déroulée comme prévu, qu’elle a pris du retard, etc.

Les conditions de validité de la facture d’avoir 

La facture d’avoir doit être conservée durant 10 ans, à l’instar de la facture à laquelle elle fait référence. Si rien n’est précisé dans vos CGV (Conditions Générales de Vente), sa durée de validité est de 5 ans pendant lesquels votre client peut faire valoir ses droits, comme cela est précisé dans l’Article L110-4 du Code de commerce. 

Ne pas confondre la facture d’avoir avec la facture d’acompte, les arrhes et l’escompte

La facture d’acompte correspond au montant partiel de la facture totale que le client accepte de régler avant la livraison des marchandises ou la réalisation du service. Le montant de la facture d’acompte est déduit de la facture finale. Le règlement d’un acompte engage le client comme le vendeur. Si pour une quelconque raison, l’un ou l’autre change d’avis, il peut être condamné à payer des dommages et intérêts. 

Les arrhes correspondent également à une avance faite par le client avant le paiement de la facture finale. Toutefois, leur versement n’engage ni le client ni le vendeur. Si ce dernier annule la commande, il devra rembourser deux fois le montant des arrhes à son client. En cas d’annulation de la part du client, les arrhes ne lui sont pas remboursées.  

L’escompte commercial vous permet de proposer une remise à votre client, à la condition qu’il paie comptant sa commande ou qu’il effectue son règlement en avance.

Les mentions obligatoires des factures d’avoir

La facture d’avoir obéit aux mêmes obligations que pour l’établissement d’une facture classique. Les mentions obligatoires sont semblables (consulter la page dédiée aux mentions obligatoires de facturation), mais, au lieu de porter comme en-tête « Facture », il est obligatoire d’apposer la mention « Facture d’avoir ». D’autre part, la mention « Net à payer » est remplacée par « Net à déduire » ou « Net à créditer ».

Les modalités de remboursement

Lorsque vous émettez une facture, vous devez préciser le mode de paiement. Pour la facture d’avoir, vous devez indiquer le mode de remboursement. Il peut s’agir d’une restitution par chèque, par virement ou par l’intermédiaire de la carte de crédit. Vous pouvez également proposer à votre client d’appliquer la remise sur sa prochaine commande ou de lui établir un bon d’achat.

Les mentions obligatoires pour établir un avoir 

Il importe de reprendre toutes les mentions d’une facture classique :

• coordonnées du client ;
• adresse de facturation ;
• numéro de bon de commande ;
• numéro de la facture originale à laquelle il se réfère ;
• numéro de la facture d’avoir ;
• date d’émission ;
• date du service ou de la vente ;
• taux de TVA applicables ;
• quantité des marchandises et/ou description des services ;
• prix unitaire ;
• montants détaillés ;
• montant total TTC ;
• montant HT ;
• si votre facture d’avoir couvre plusieurs pages, chacune d’entre elles doit porter une numérotation sur le modèle : n/N : « n » étant le numéro de la page et « N » le nombre total de pages.

La numérotation des avoirs

Comme pour les factures, les avoirs doivent suivre une numérotation chronologique, sans discontinuité. Deux solutions s’offrent à vous : soit vous incluez vos factures d’avoir dans la numérotation de vos factures, soit vous établissez une numérotation parallèle, propres aux avoirs.

Le calcul de la TVA

Si la facture d’avoir n’est pas soumise à la TVA, vous devez apposer la mention « Net de taxes ». En revanche, si vous devez inclure la TVA, vous devez la mentionner à part, afin notamment que le client et vous-même puissiez reporter les montants dans vos déclarations de TVA auprès de l’administration fiscale.

La rédaction de la facture d’avoir

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous disposez d’une fonction spécifique pour rédiger votre facture d’avoir. Elle vous proposera un avoir reprenant le contenu de la facture originale sur lequel vous effectuez les modifications en fonction de la proportion du montant à déduire. Vous aurez ou non le choix de la numérotation (incluse dans celle des factures ou à part), selon les options que vous propose votre logiciel de facturation. Le calcul de la TVA s’effectuera automatiquement.

Si vous n’utilisez pas de logiciel d’entreprise, le plus simple est de réaliser un copier-coller, puis de rectifier les diverses mentions.

Dans les deux cas, si vous jugez que les modifications sont très importantes et vous obligent à reprendre l’ensemble de la rédaction de votre facture d’avoir, il est plus simple d’adresser un avoir total, équivalant à la facture d’origine pour l’annuler, puis de rédiger une nouvelle facture. C’est aussi la meilleure solution lorsque vous devez gérer plusieurs taux de TVA à appliquer sur une même commande, car vous limitez ainsi les risques d’erreur.

La prise en compte de la facture d’avoir dans la comptabilité

Votre facture d’avoir est automatiquement affectée dans votre comptabilité si vous avez recours à un logiciel de facturation. Si vous traitez votre comptabilité manuellement, votre avoir doit être débité du compte de charges 44586 « Taxes sur le CA sur factures non parvenues ».

La comptabilisation générale des factures d’avoir se traite en règle générale à la clôture de votre exercice comptable.