Le principe même du statut d’auto entrepreneur implique de gérer son activité seul. Vous pilotez la partie commerciale, l’organisation de la prestation de service ou des ventes, ainsi que le service après-vente. SI vous possédez un local professionnel, d’autres tâches s’ajoutent pour offrir le plus bel accueil à vos clients. La comptabilité devient vite chronophage et empiète sur votre temps de travail, c’est pourquoi il est recommandé de recourir à un logiciel de facturation professionnel qui vous fait gagner du temps et vous aide dans la gestion commerciale de votre entreprise.
Les qualités essentielles du logiciel de facturation professionnel
Un logiciel de facturation professionnel doit comprendre des fonctionnalités indispensables pour la tenue de votre comptabilité. Vous devez aussi vous intéresser aux avantages annexes qu’il vous offre et surtout vous assurer que ce logiciel est maintenu à jour par ses créateurs, afin de toujours obéir aux lois qui évoluent d’une année sur l’autre.
L’inaltérabilité de vos documents comptables
Vos documents comptables doivent être traçables. Cela implique que vous possédiez des pièces datées et inaltérables. En cas de litige avec un client ou avec l’administration fiscale, vous pouvez présenter les documents originaux qui constituent la preuve de votre bonne foi.
En cas de présentation par un client ou un fournisseur d’un document falsifié, vous êtes couvert par l’enregistrement des pièces originales.
L’archivage
La loi vous oblige à conserver tous les éléments de votre comptabilité sous format papier ou numérique durant 10 ans. Le logiciel de facturation professionnel vous permet d’organiser votre archivage et de retrouver n’importe quel justificatif en quelques clics.
Vous n’encombrez pas votre ordinateur de dossier volumineux et pas toujours faciles à classer, mais avez accès à des archives toutes codifiées de la même façon. Par ailleurs, le stockage dans un cloud par l’intermédiaire du logiciel ne pèse pas sur la capacité de votre ordinateur et vous permet d’y accéder depuis n’importe quel ordinateur de bureau ou portable, où que vous vous trouviez.
L’évolution du logiciel de facturation professionnel
Les lois comptables ne sont pas gravées dans le marbre et connaissent des évolutions fréquentes. Pour l’auto entrepreneur par exemple, les plafonds du chiffre d’affaires vous permettant de conserver ce statut ont changé depuis sa création. D’autre part, vous êtes désormais soumis à la facturation et déclaration de TVA à partir d’un certain seuil.
Il est donc crucial que le concepteur du logiciel poursuive ses mises à jour, afin de vous garantir de rester dans la légalité. Il est d’ailleurs conseillé de contacter le support avant de vous y abonner pour vous assurer qu’il propose un service après-vente efficient, avec la possibilité d’échanger simplement par mail ou chat, voire par téléphone.
Simplicité et personnalisation
Votre logiciel doit être intuitif, il n’est pas question d’y passer des heures pour comprendre son fonctionnement. Vous avez en général droit à une période d’essai gratuite qui vous permet de le tester.
Par ailleurs, vous devez pouvoir personnaliser vos devis et factures, car les documents que vous envoyez à vos clients reflètent votre image. Il est important que vos pièces soient bien présentées et affichent votre logo et vos couleurs. C’est d’autant plus important si vous gérez plusieurs entreprises et que vous avez besoin de différencier vos différentes activités.
La polyvalence de votre logiciel
Après vous être assuré que votre futur logiciel de facturation professionnel offre bien les fonctionnalités générales que nous venons de décrire, vous devez lister les tâches qu’il vous permet de réaliser. Le logiciel doit être souple et agile, il ne doit pas se contenter d’éditer les documents de votre comptabilité, mais doit vous aider à gérer votre stratégie commerciale, prévoir les charges que vous devez provisionner, se synchroniser avec votre ou vos e-boutiques, automatiser le plus grand nombre de tâches pour vous faire gagner du temps, etc.
Voici dans le détail les fonctionnalités que vous devez exiger de votre logiciel de comptabilité.
Répertorier les clients et fournisseurs
Toute entreprise travaille avec des clients et des fournisseurs. Chacun d’entre eux doit être répertorié sur une fiche qui résume ses coordonnées, mais aussi son historique qui s’enrichit automatiquement, à chaque transaction qui le concerne.
Vous devez aussi renseigner toutes les particularités de ces clients et fournisseurs, qu’elles soient négatives ou positives. Cela vous permet de personnaliser vos échanges, de vous méfier d’un mauvais payeur, de récompenser un client fidèle, de connaître d’un clic le positionnement d’un fournisseur sur le marché, etc.
Les documents liés à la vente
Les devis
Certaines activités exigent la rédaction d’un devis. Un client potentiel demande souvent des devis à plusieurs entreprises et la présentation d’un document professionnel joue en votre faveur, en plus du prix proposé. Dès le premier contact, vous créez une fiche client qui vous permet de lier le devis qui s’inscrit automatiquement dans l’historique de la personne.
Le devis doit afficher plusieurs éléments : coordonnées du client et de vous-même, date et durée de validité, description détaillée, ainsi que les conditions de règlement (qui peuvent imposer un acompte à la commande).
Si vous travaillez en dehors de la zone euro, vous devez pouvoir rédiger votre devis en convertissant l’offre dans la devise concernée. Il faut pour cela que le logiciel dispose de cette option et qu’elle soit reliée avec Banque Centrale Européenne, afin de convertir les monnaies au taux de change en vigueur à l’instant où le devis est édité.
Le bon de commande
Lorsque votre offre est acceptée, vous pouvez demander que la transaction soit officialisée par la signature du devis ou vous pouvez éditer un bon de commande que le client doit vous retourner validé.
Le bon de commande étant issu du devis, il doit être édité d’un clic.
Le bon de livraison
Dans la chaîne des documents liés à la vente, le bon de livraison permet de conserver une trace écrite de votre prestation, ce qui vous épargne les réclamations par la suite. Édité à partir du bon de commande ou du devis, il peut préciser certaines modalités, notamment s’il reste un reliquat que vous vous engagez à livrer plus tard.
La facturation
Une fois votre prestation terminée ou votre marchandise livrée, vous passez à la facturation. Elle aussi se base sur le devis, le bon de commande ou le bon de livraison, et s’édite automatiquement.
Pour être légale, la facture doit porter différentes mentions obligatoires. Si elle n’est pas conforme, vous risquez une amende en cas de contrôle et, en cas de litige avec votre client, vous n’aurez pas gain de cause, car vous serez en faute. Le logiciel de facturation professionnel renseigne automatiquement toutes les données et vous assure de la légalité de votre document.
Si vous possédez un e-commerce, la facture est souvent jointe à la livraison, sans passer par d’autres documents préalables.
La facturation des abonnements et achats récurrents
Si vous proposez des livraisons ou services récurrents, votre logiciel doit vous proposer une option pour éditer automatiquement les factures qui correspondent. Vous pouvez par exemple proposer un abonnement, un entretien régulier ou la fourniture répétée de consommables.
Vous devez pouvoir paramétrer votre facturation selon la périodicité de votre choix : hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, annuelle, ou tout autre fréquence de votre choix.
Vous devez aussi programmer la durée de cet abonnement. Elle peut être déterminée et nécessiter la signature d’un nouveau contrat pour se poursuivre, ou être illimitée si le renouvellement de la commande est tacite.
La correction des erreurs de facture
Dès lors que votre facture est envoyée à votre client, elle n’est plus modifiable. Il est donc impératif de tout vérifier avant l’envoi. Une erreur étant toujours possible, vous devez passer par un avoir, partiel ou total, avant de refacturer la prestation correcte.
La numérotation des factures est strictement encadrée : vous ne pouvez pas en supprimer ni donner le même numéro à deux factures. Vous ne pouvez pas non plus sauter de numéro entre deux factures. Toutes ces erreurs seront automatiquement évitées grâce à une logiciel de facturation tel que Bizyness.
Le règlement de vos factures
Vous devez suivre de près le règlement de vos factures. Le logiciel vous permet de préciser le mode de paiement et la date à laquelle il est effectué. Vous devez avoir accès à une vision globale qui vous indique instantanément les retards de règlement et vous permet de relancer le client.
Les frais et dépenses
Vous ne devez jamais confondre votre chiffre d’affaires et votre marge qui se retrouve grevée par vos frais et dépenses. Avec un logiciel qui vous offre une bonne visibilité sur vos dépenses, vous pouvez réfléchir plus efficacement à une stratégie pour les réduire et augmenter mécaniquement votre marge.
Les dépenses recensent l’achat de matières premières que vous transformez ou, si vous êtes détaillant, l’achat au prix de gros du produit que vous allez revendre. Vous devez également répertorier tous les frais afférents à la gestion de votre entreprise : frais de publicité et promotion, déplacement, représentation, fournitures de bureau, etc.
Avec une entreprise classique, vous pouvez optimiser ces dépenses en les affectant à votre comptabilité, mais ce n’est pas le cas avec une auto entreprise. Vous devez dans tous les cas vous attacher à réduire au strict minimum ces dépenses.
Le logiciel de facturation professionnel vous permet aussi de conserver les justificatifs de ces dépenses.
Les charges fixes
Vous devez aussi vous intéresser à vos charges fixes qui ne sont pas toujours incompressibles. Vos frais de loyer, assurance, véhicule, etc., sont incontournables, mais vous devez trouver comment les réduire.
En accédant à un récapitulatif proposé par le logiciel, vous identifiez instantanément les postes prioritaires à améliorer.
La facturation et déclaration de TVA
Depuis la réforme du statut de l’auto entrepreneur, lorsque vous dépassez un certain seuil, vous devez facturer la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) et la collecter pour l’État. Cela implique d’ajouter cette TVA sur vos factures et de la déclarer au fisc.
La TVA est l’impôt indirect qui rapporte le plus à l’État, avec près de la moitié de ses recettes fiscales. Les contrôles sont stricts et les redressements douloureux en cas de manquement. Le logiciel de facturation professionnel est programmé pour vous prévenir lorsque vous dépassez le seuil fatidique et inclure automatiquement la TVA le cas échéant.
— Pour les commerçants, le seuil du chiffre d’affaires de l’auto entrepreneur est de 176 200 €, au-delà, il doit changer de statut. Le seuil de franchise de TVA s’élève à 85 800 € et le seuil majoré à 94 300 €.
— Pour les artisans et les professions libérales, le seuil du chiffre d’affaires de l’auto entrepreneur est de 72 600 €, avant de changer de statut. Le seuil de franchise de TVA s’élève à 34 400 € et le seuil majoré à 36 500 €.
Si vous dépassez le seuil majoré en cours d’année, vous devez facturer la TVA dès le premier jour du mois de dépassement. Vous devez alors envoyer des factures rectificatives aux clients facturés entre le premier du mois et le jour du dépassement du seuil.
Si votre chiffre d’affaires est compris entre le seuil de franchise et le seuil majoré durant deux années consécutives, vous devez facturer la TVA à compter du 1er janvier qui suit ces deux années.
Le logiciel de facturation professionnel gère automatiquement ce casse-tête et édite les déclarations que vous devez envoyer au fisc. Il vous permet aussi d’intégrer dans votre budget prévisionnel les montants de TVA que vous devrez reverser.
La tenue des documents comptables obligatoires et facultatifs
En tant qu’auto entrepreneur, vous devez tenir à jour certains documents qui peuvent être soumis à un contrôle par le fisc. Par ailleurs, certains rapports non obligatoires sont recommandés afin d’anticiper vos dépenses dans votre budget prévisionnel.
Le registre des achats
Il est obligatoire de tenir un registre des achats qui recense les dépenses que vous avez enregistrées dans vos frais. Le logiciel intègre automatiquement la TVA déductible, dès lors que vous avez dépassé le seuil de franchise.
Le livre des recettes
L’autre document obligatoire est le livre des recettes. Il reprend les prestations que vous avez facturées et que le logiciel de comptabilité synchronise automatiquement.
Les cotisations à l’URSSAF
L’auto entrepreneur déclare son chiffre d’affaires à l’URSSAF qui calcule alors le montant des charges dues. La déclaration est mensuelle ou trimestrielle et vous ne devez rater aucune échéance.
Un logiciel de facturation professionnel performant prévoit ces charges et les calcule au fur et à mesure de vos ventes. Vous n’avez ainsi aucune mauvaise surprise le jour de la déclaration et cette estimation en temps réel vous permet de mettre la somme de côté. Un rappel vous indique quand effectuer votre déclaration.
La communication avec les entités extérieures
Le logiciel de comptabilité doit prendre en compte vos interlocuteurs extérieurs, ainsi que la relation avec votre e-boutique.
Les outils d’automatisation
Il est important que votre logiciel soit compatible avec des outils d’automatisation du type Zapier. Tout ce qui peut être programmé vous fait gagner un temps profitable pour travailler sur votre stratégie commerciale.
La relation avec les interlocuteurs extérieurs
Les exports comptables vous permettent de créer des documents en quelques clics, pour être envoyé à divers interlocuteurs. Il peut s’agir de votre banquier auprès duquel vous sollicitez un prêt, des investisseurs qui pourraient participer au financement de votre activité, un comptable ou un expert-comptable qui vous conseillerait, etc.
La synchronisation avec votre boutique e-commerce
Le logiciel de facturation professionnel doit se synchroniser avec votre e-boutique (Shopify, Woocommerce, Wizishop, etc.). Ainsi, la gestion de votre commerce est automatisée et vous ne perdez plus de temps à vous occuper de sa comptabilité.
Vous retrouvez dans votre interface l’historique de vos commandes, ce qui vous permet d’effectuer des statistiques, de calculer vos marges, de gérer la facturation, les paiements, etc.
Le logiciel de facturation professionnel vous évite toute erreur comptable qui pourrait vous valoir un redressement ou perdre la face en cas de litige. D’autre part, il vous fait gagner un temps considérable que vous pouvez consacrer au développement de votre activité. Il est votre allié le plus sûr pour vous conduire vers la réussite.
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