Définition : qu'est-ce qu'une facture proforma ?

La facture proforma ressemble au devis, mais avec un caractère plus officiel, ainsi qu’à la facture, sans en reprendre tous les termes. Cet hybride entre différents documents de vente ne possède pas de valeur juridique. Cependant, elle constitue un outil pertinent pour légitimer votre crédibilité commerciale. D’autre part, elle apparaît indispensable pour les échanges internationaux si vous exportez des biens. Voici pourquoi et comment utiliser la facture proforma. (Vous trouverez des modèles à télécharger en fin d’article.)

La facture proforma : définition

La facture proforma s’apparente au devis qui est envoyé au client avant d’accepter un marché, mais elle s’avère plus précise et plus formelle.

« Pro forma » en latin signifie littéralement « pour la forme ». La facture proforma sert de devis officiel et se présente sous la forme d’une facture. Cela implique d’y faire figurer l’objet de la transaction et son prix, ainsi que davantage de précisions sur les conditions de vente que sur un devis classique.

La facture proforma est majoritairement utilisée en B2B, plutôt qu’en B2C. Les travaux publics, entreprises de BTP, sociétés de prestations de services et ventes de bien sont les utilisateurs les plus fréquents de ce document.

La facture proforma est aussi très utilisée dans les échanges internationaux.

Facture proforma, c’est quoi ?

L’objet de la facture proforma est de définir formellement la valeur d’une transaction, c’est pourquoi elle est comparable au devis. Elle intervient avant la vente, la prestation de service ou l’expédition d’un bien. Elle accompagne également les colis délivrés à l’étranger, préfigurant la facture que le client reçoit ensuite.

La facture proforma facilite les échanges en amont d’une transaction entre un prestataire de service ou un vendeur et son client. Elle permet de préciser toutes les termes de la vente et les CGV (Conditions Générales de Vente). Le client est ainsi informé du montant qui lui sera facturé, une fois la transaction achevée.

La facture proforma ne constitue pas un document obligatoire, contrairement à la facture. Cependant, détaillant avec précision les conditions de vente, elle peut devenir juridiquement contraignante en cas de litige entre le prestataire et le client.

Les utilisations de la facture proforma

Acceptation de la commande et avance de paiement

La facture proforma peut être considérée comme un devis officiel ou un bon de commande confirmé. Se présentant sous forme de facture, elle comprend un ensemble de mentions qui informent le client s’il donne suite. Étant envoyée en amont de la transaction, elle permet de vérifier que les deux protagonistes de la vente sont d’accord sur les termes du marché.

La facture proforma est parfois utilisée pour demander une avance de paiement sur la marchandise. Son caractère est par définition provisoire et elle devra être remplacée par une facture pour obtenir le solde du paiement.

Justificatif pour la banque ou pour un fournisseur

Une facture proforma validée par un client sert de justificatif prouvant qu’une vente est engagée. Un entrepreneur peut en avoir besoin pour demander une facilité de caisse ou un prêt auprès d’une banque. Il peut également solliciter un délai de paiement de la part du fournisseur qui l’approvisionne en matières premières, agit comme sous-traitant ou se positionne comme un intermédiaire dans le cas d’une revente (fabricant ou grossiste, en amont du détaillant).

Déclaration de valeur pour les douanes

La facture proforma sert souvent pour l’exportation de marchandises à l’international. Elle est jointe à l’expédition pour faire office de déclaration de valeur en douane. Elle précise le motif pour lequel le colis franchit la frontière : vente, échantillon gratuit, cadeau, retour pour refus ou service après-vente.

Rassurer le prospect

La facture proforma, bien que n’ayant pas de valeur légale, a tendance à rassurer un prospect un peu hésitant. Cet argument est d’autant plus valable pour les gros marchés. Plus formelle qu’un devis, elle peut aussi être bien plus détaillée.

Il est recommandé de l’utiliser avec des clients que vous sentez frileux, mais dont le besoin est réel. Ils n’ont parfois besoin que d’un petit coup de pouce psychologique pour valider la vente. Ils sont rassurés par l’exhaustivité des mentions de la facture proforma qui leur précise toutes les conditions de vente.

Vous pouvez systématiser l’usage de la facture proforma ou ne la réserver qu’à certains clients. À vous de juger l’influence qu’elle exerce sur votre clientèle en fonction de votre domaine d’activité et du montant de vos échanges.

L’utilisation de la facture proforma pour les transactions internationales est vivement recommandée. C’est d’autant plus important pour une première vente, alors que votre prospect ne vous connaît pas. Il peut émettre des doutes quant à votre sérieux, et même remettre en cause l’existence de votre entreprise si vos échanges ne sont limités à des mails ou correspondances par l’intermédiaire d’un site Internet.

Comment rédiger une facture proforma

Quelle est la différence avec un devis ou une facture

• La facture proforma n’est pas obligatoirement numérotée, mais rien ne vous empêche de lui adjoindre un numéro.
• Ne présentant aucune valeur légale, fiscale, juridique ou comptable, elle n’est pas incluse dans votre comptabilité.
• Elle peut être modifiée et rééditée, contrairement à une facture qui doit faire l’objet d’un avoir ou d’une annulation si elle doit être rectifiée.
• La facture proforma indique la valeur marchande, mais ne possède pas de valeur commerciale.
• La facture proforma ne peut être utilisée pour exiger un paiement.

Les éléments de la facture proforma

Pour bien marquer sa différence avec le devis ou la facture, vous devez clairement indiquer la mention « Facture proforma » sur le document.

Il n’existe pas de liste obligatoire de mentions, mais il est recommandé de stipuler le plus de détails possible, dont :

• identification du fournisseur ;
• identification du client ;
• nom du prospect ;
• numéro de facture pro forma ;
• date d’émission ;
• détail des prestations ou des marchandises ;
• quantités ;
• tarif hors taxes ;
• TVA ;
• délai de livraison ;
• délais et conditions de paiement ;
• durée de validité de l’offre ;
• déductions éventuelles ;
• CGV ;
• référence de la commande qui figurera ultérieurement sur la facture ;
• mentions particulières.

Lors de l’édition d’une facture pro forma destinée à l’étranger que vous joignez à votre expédition, ajoutez les mentions qui suivent :

• objet de l’envoi pour les douanes ;
• Incoterm : lieu d’enlèvement, assurance et transfert de propriété ;
• devise utilisée dans le cadre de la transaction ;
• point de livraison ;
• assurance ;
• frais de douane ;
• date d’expédition.

Voici un exemple de facture proforma

Voici un exemple de facture proforma excel qui vous servira de base pour émettre vos propres factures. Nous vous proposons de la télécharger, puis de la personnaliser à vos couleurs.

Ajoutez votre logo, utilisez la typographie de vos autres documents commerciaux, ainsi que les éventuelles couleurs qui vous sont associées. Lorsqu’un client reçoit votre facture proforma, il doit vous identifier instantanément, grâce à votre charte graphique.

Personnalisez également les mentions qui ne sont pas toutes nécessaires en fonction de votre domaine d’activité. Ajoutez les spécificités liées à votre métier.

Télécharger un modèle de facture proforma au format pdf

Pour télécharger des modèles de facture, voir cet article.