Logiciel de facturation pour freelance | Bizyness

Le logiciel de facturation freelance constitue un atout du quotidien et participe pleinement à la conception de la stratégie commerciale.

  • 23 décembre 2021
Logiciel de facturation freelance

Lorsque vous vous lancez en tant que freelance, votre première tâche est de créer une entreprise individuelle. Elle seule vous autorise à facturer vos clients. Les obligations comptables qui en découlent dépendent du statut juridique que vous avez sélectionné. Elles demeurent dans tous les cas rudimentaires et ne nécessitent pas que vous ayez recours à un comptable ou un expert-comptable. En revanche, il apparaît indispensable d’utiliser un logiciel de facturation freelance pour votre comptabilité, mais aussi pour d’autres raisons détaillées dans cet article.  

Les obligations comptables du travailleur freelance

L’entreprise individuelle n’exige que peu de formalités administratives, contrairement aux sociétés commerciales. Quel que soit votre statut, il est essentiel de respecter scrupuleusement la législation. Si vous êtes pris en défaut, vous vous exposez à de sévères sanctions de la part de l’administration fiscale en cas de contrôle.

Par ailleurs, si votre comptabilité s’avère fautive, un client malveillant peut en profiter pour créer un litige et ne pas acquitter son dû. Il se peut tout simplement que vous ayez omis des mentions sur vos documents comptables, ce qui permet d’invalider vos factures.

Les obligations légales de l’EI, l’entreprise individuelle

Le statut de l’Entreprise Individuelle est le plus simple. Vous vous installez en micro-entreprise ou en EIRL (Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée). Votre entreprise n’a pas de personnalité juridique et vous la gérez en son nom propre. Sa création s’effectue en quelques clics, en remplissant un formulaire de déclaration de début d’activité, téléchargeable sur le site du CFE (Centre des Formalités des Entreprises) de l’Urssaf. Quelques pièces justificatives vous sont demandées et vous pouvez commencer instantanément votre activité.

Si vous craignez d’engager votre capital personnel, vous devez vous protéger en le distinguant de votre patrimoine professionnel. Soit vous remplissez une déclaration d’insaisissabilité, soit vous créez une EIRL. Ce statut vous permet d’opter pour l’imposition sur la société, plutôt que l’imposition sur le revenu.

Les obligations comptables légales

Les obligations comptables de l’auto entrepreneur sont les suivantes :

  • tenir une comptabilité régulière ;
  • renseigner deux livres comptables obligatoires : le journal de recettes et le livre des dépenses ;
  • établir des comptes annuels.

D’autre part, vous devez déclarer votre chiffre d’affaires en ligne à l’Urssaf, mensuellement ou trimestriellement. Vous n’avez pas à déposer de comptes annuels au greffe.

La TVA du travailleur en freelance

Lorsque vous exercez en tant qu’auto entrepreneur, vous êtes soumis à deux seuils : celui de votre chiffre d’affaires et celui de la TVA. Si vous franchissez le premier seuil, vous devez changer de statut juridique : voir notre article sur le choix de la TVA pour l'autoentrepreneur. Pour le second, vous devez modifier votre facturation, jusque-là HT, pour y intégrer la TVA.

Les seuils sont les suivants :

1 — Pour les commerçants

Si vous êtes commerçant :

~      votre plafond de chiffre d’affaires s’élève à 176 200 € ;

~      le seuil de franchise de TVA se monte à 85 800 € ;

~      le seuil majoré de TVA est de 94 300 €.

2 — Pour les artisans et professions libérales

Si vous exercez une activité d’artisan ou une profession libérale :

~      votre plafond de chiffre d’affaires s’élève à 72 600 € ;

~      le seuil de franchise de TVA se monte à 34 400 € ;

~      le seuil majoré de TVA est de 36 500 €.

Les obligations comptables de l’EIRL

Si vous exercez sous le statut de l’EIRL, vos obligations comptables sont les mêmes que celles des commerçants. Ceci vous oblige à tenir une comptabilité d’engagement. Elle consiste à enregistrer chronologiquement toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise : achats, ventes, règlements, dépenses, etc. Vous devez également tenir un livre-journal, ainsi qu’un grand livre.

À chaque clôture d’exercice, vous devez établir :

  • un bilan ;
  • un compte de résultat ;
  • une annexe.

Toutefois, si vous ne franchissez pas deux des trois seuils suivants, vous pouvez vous contenter d’une présentation simplifiée :

~      1 000 000 d’euros de total bilan ;

~      2 000 000 d’euros de chiffre d’affaires ;

~      totaliser 20 salariés.

L’immense majorité des freelances ne franchissent pas ces seuils, ce qui leur permet de conserver des obligations comptables légères.

L’intérêt du logiciel de facturation pour travailleur freelance

Comme nous venons de le détailler, le freelance bénéficie d’obligations simplifiées pour ce qui concerne ses déclarations. Cependant, il doit tenir compte des normes complexes de la facturation au quotidien.

Chaque facture doit comporter des mentions obligatoires et la numérotation est soumise à des règles strictes. C’est alors qu’intervient le logiciel de facturation freelance, car il permet à l’entrepreneur d’automatiser sa comptabilité, d’être certain de la légitimité de ses documents, ainsi que de ne rien oublier.

Le facteur temps s’avère souvent un écueil pour les freelances qui travaillent seul et n’ont pas assez de 24 heures dans une journée pour assumer toutes les tâches liées à leur entreprise. Si l’on schématise, le travail d’un freelance s’articule sur trois grands axes :

1.     élaborer une stratégie commerciale pour rechercher des clients, puis les fidéliser ;

2.     prendre les commandes et les réaliser ;

3.     effectuer toutes les tâches administratives.

Le logiciel de facturation freelance permet de réduire le troisième point au temps minimum. Par ailleurs, il s’avère d’une aide précieuse pour le premier point, et par conséquent pour le développement de la société.

La production de l’ensemble des documents comptables par le logiciel de facturation freelance

L’atout majeur du logiciel de facturation est de simplifier l’édition de vos documents comptables, dont la facture qui en est l’élément central. Vous pouvez avoir besoin en amont d’un devis et d’un bon de commande. Une fois la commande réalisée, vous pouvez éditer un bon de livraison avant de facturer.

Tous ces documents sont liés, car leur contenu est semblable. Avec votre logiciel, il vous suffit d’un clic pour passer d’un document à l’autre. Vous pouvez au passage effectuer des modifications si nécessaire. Il se charge aussi de l’envoi aux clients, selon les paramétrages que vous lui imposez. Si vous tenez votre comptabilité de façon artisanale, à partir de fichiers textes et tableurs, vous perdez un temps fou, car rien n’est automatisé.  

Par ailleurs, il est essentiel que vos documents comptables comportent la totalité des mentions obligatoires, pour ne souffrir aucune contestation. Or, la liste est longue et seul un logiciel peut les gérer sans faille. Vous devez aussi tenir compte de l’évolution des obligations qui sont gérées par le logiciel, ce qui vous évite un véritable casse-tête à chaque modification.

Les mentions obligatoires de la facture gérées par le logiciel de facturation freelance

  • En-tête du document mentionnant le mot « Facture ».
  • Identité de l’entrepreneur avec nom et coordonnées complètes.
  • Le Numéro de TVA si assujetti.
  • Numéro de Siren, suivi de la mention : immatriculé au RCS ou au RM de la ville de X. (Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, préciser « SIREN en cours d’attribution ».)
  • Identité du client, nom et adresse.
  • Date d’émission de la facture.
  • Date de la livraison.
    Cliquer pour voir toutes les mentions obligatoires

Préciser la date limite de règlement n’est pas obligatoire, mais recommandé. En son absence, vous êtes soumis au délai par défaut qui est de 30 jours pour la France et 60 jours pour l’étranger, à dater de la livraison ou de la fin de la prestation.

La numérotation de la facturation

Sans logiciel de comptabilité, la numérotation de la facturation est difficile à gérer. Or, elle doit être scrupuleusement respectée pour demeurer légale. Elle vous est aussi utile pour votre livre de recettes qui doit renseigner vos actions de façon chronologique.

La numérotation de vos factures est obligatoire. Vous devez définir un modèle et vous y tenir tout au long de l’année. Selon le nombre de factures que vous éditez, votre modèle sera plus ou moins complexe.

Pour un petit nombre, vous pouvez juste préciser l’année, sur le modèle 2021-1, 2021-2, etc. Si elles sont plus nombreuses ou que vous souhaitez les dater plus précisément dans l’année, vous pouvez intégrer le mois : 2021-01-1 pour la première facture du mois de janvier. La deuxième sera 2021-01-2. Lorsque vous passez au mois de février, vous réinitialisez le dernier chiffre : 2021-02-1, 2021-02-2, etc.

Si votre facture compte plusieurs pages, chacune doit être numérotée, sur le modèle n/N. n correspond au numéro de la page et N, le nombre total de pages.

Votre numérotation doit impérativement être croissante et vous ne devez jamais sauter de numéro pour qu’aucune rupture n’apparaisse dans les chiffres. À partir du moment où vous avez édité une facture, vous ne pouvez pas juste la détruire, elle doit faire l’objet d’un avoir. Enfin, vous devez respecter la chronologie.

Les fiches clients et leur importance pour votre stratégie commerciale

Votre logiciel de facturation freelance ne se contente pas d’éditer vos documents comptables, mais il vous aide au quotidien pour la gestion clientèle et la conception de votre stratégie commerciale. Outre le temps libre qu’il vous octroie grâce à l’automatisation des tâches, il vous permet de jongler avec vos fiches clients.

Vous disposez d’outils qui vous permettent d’accéder à l’historique des clients, à sélectionner les clients et les prospects, à établir des rapports pour étudier l’évolution de vos chiffres, etc. Il est essentiel que vous analysiez les données collectées, afin d’ajuster en temps réel vos actions commerciales et promotionnelles.

Si vous êtes commerçant, et à plus forte raison e-commerçant, vous devez exploiter l’historique de vos commandes pour forger vos plans de communication. La publicité n’est efficace que si vous ciblez avec précision les personnes susceptibles d’être réceptives à votre message.

Par ailleurs, lorsque vous lancez une campagne publicitaire sur un support du type Facebook, vous pouvez ajuster au jour le jour le montant investi, ainsi que les critères définissant la cible. Si vous utilisez un logiciel de facturation freelance comme Bizyness, votre boutique est synchronisée à votre comptabilité. Vous pouvez ainsi connaître vos résultats en temps réel et déplacer les curseurs de votre campagne publicitaire pour la rendre plus pertinente.

Bizyness vous permet même de synchroniser autant de boutiques que vous le souhaitez, ce qui vous permet de diriger vos campagnes publicitaires, simplement et sans perte de temps.

Le contrôle des investissements

Lorsque vous avez besoin d’investir, vous devez vous assurer de disposer des moyens. Grâce au logiciel de comptabilité, vous connaissez votre état de trésorerie en temps réel et intégrez le prévisionnel. En effet, vous renseignez dans vos dépenses les frais fixes (loyers, abonnement, etc.), ainsi que les frais ponctuels que vous devez retrancher de votre trésorerie à l’instant T pour connaître le réel état de vos finances. Vous ne devez pas non plus oublier les charges que vous devez à l’administration fiscale. Bizyness calcule sur chacune de vos factures les charges à venir, ce qui affine encore votre prévisionnel budgétaire.

Les exports de vos données comptables pour des collaborateurs extérieurs

La souplesse du logiciel comptable permet de sélectionner les critères de votre choix pour façonner des rapports que vous éditez en fonction de vos interlocuteurs.

Ces documents peuvent vous épauler dans la recherche de financiers et investisseurs. Si vous devez rencontrer votre banquier pour solliciter un prêt, vous disposez d’une base solide pour argumenter.

Ces rapports chiffrés sont utiles si vous sollicitez des conseillers. Un consultant ou un expert-comptable peut vous venir en aide si vous hésitez sur les décisions à prendre quant à l’avenir de votre entreprise, mais il a besoin pour cela de données précises.

Enfin, si vous souhaitez vous associer, vous devez présenter un état comptable transparent à vos éventuels futurs collaborateurs.

Sélectionnez un logiciel de comptabilité gratuit pendant 30 jours pour votre activité de freelance et prenez le temps de l’explorer durant la période d’essai. Vous pouvez ainsi juger de ses fonctionnalités avant de vous engager. Plus votre entreprise se développera, plus vous apprécierez cette indispensable aide au quotidien.

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