La comptabilité de votre e-commerce doit vous prendre le moins de temps possible, afin que vous puissiez vous consacrer au développement de votre entreprise. La meilleure façon de l’optimiser est d’automatiser les tâches. Pour cela, il vous faut un logiciel de comptabilité e-commerce adapté à votre statut juridique, ainsi qu’au métier de commerçant en ligne. Votre objectif est de synchroniser l’activité commerciale, l’édition des documents afférents et votre compte en banque professionnel.
Quelles automatisations viser en priorité pour votre e-commerce ?
Le choix de votre logiciel comptable est capital pour la gestion de votre boutique en ligne. Grâce à un paramétrage judicieux, vous :
- automatisez des tâches répétitives et chronophages ;
- évitez les erreurs de saisies ;
- avez la garantie de travailler en conformité légale ;
- savez à tout moment où en est votre trésorerie et votre chiffre d’affaires ;
- paramétrez des exports pour votre banquier, expert-comptable, associé, etc.
Voici dans le détail ce que vous devez exiger de votre logiciel de comptabilité.
L’adaptation aux divers statuts juridiques
La première vérification concerne votre statut juridique. Vous devez envisager l’avenir, car vous aurez sans doute à le changer au fil des années. Si vous débutez sous le statut d’auto entrepreneur par exemple, vous êtes limité par des seuils. Au-delà du premier seuil, vous devez intégrer la TVA que vous allez facturer, déclarer et reverser à l’État. Passé le second seuil, la loi vous oblige à changer de statut social.
Par ailleurs, vous pouvez décider de vous associer, d’embaucher des collaborateurs ou d’augmenter votre capital social, et par conséquent avoir à modifier votre statut social.
Il apparaît donc impératif que vous sélectionniez un logiciel de comptabilité e-commerce souple qui vous permette toutes ces transitions sans tracas. Le logiciel Bizyness par exemple bascule automatiquement lorsque vous devez facturer la TVA et vous permet d’effectuer simplement la transition en cas de changement de statut juridique.
La gestion de votre comptabilité au quotidien
La gestion de la comptabilité au quotidien ne doit pas empiéter sur le temps que vous consacrez au développement commercial de votre boutique, ainsi qu’à la recherche de nouveaux produits ou l’élaboration de nouveaux services.
Toute vente s’accompagne d’une facture. Elle peut nécessiter préalablement l’édition d’un devis et d’un bon de commande, puis être accompagnée d’un bon de livraison. Il se peut que vous ayez besoin d’éditer une facture d’acompte, un avoir, une annulation de facture, etc.
Toutes ces opérations doivent être automatisées par votre logiciel. Dès qu’un client passe commande, le processus se met en route sans que vous ayez à intervenir. L’envoi doit aussi être paramétré.
La gestion des fichiers clients et fournisseurs par votre logiciel de comptabilité
Pour éditer vos documents commerciaux, votre logiciel doit disposer des renseignements relatifs à vos clients. Par ailleurs, vous avez besoin de répertorier vos fournisseurs, ainsi que vos autres contacts professionnels.
Votre logiciel de comptabilité vous permet de créer des fiches simplement et de pouvoir y ajouter toutes les informations afférentes. Dès que vous accédez à une fiche, vous disposez de l’historique de la personne, de son positionnement en tant que fournisseur, des particularités dont vous devez tenir compte, etc.
La garantie de la conformité avec la loi
Tous les documents comptables sont régis par des lois strictes. La facture est un document comptable et légal obligatoire ayant plusieurs valeurs : commerciale, juridique, comptable et fiscale. La facturation est réglementée par les articles L.441-3, L.441-4 et L.441-5 du Code de commerce et est utile pour lutter contre la fraude à la TVA, ce qui implique que votre facture, ainsi que l’ensemble de vos autres documents commerciaux comportent toute une liste de mentions légales que le logiciel doit gérer seul.
En plus de gagner un temps considérable, votre logiciel de comptabilité vous évite de commettre des erreurs. Si vos documents ne sont pas légaux, vous risquez d’être sanctionné par les autorités administratives fiscales, mais vous vous exposez aussi à des refus de paiements ou à des recours de la part de clients à l’affût des failles juridiques qui leur permettent de ne pas régler leurs dettes.
La synchronisation entre votre comptabilité et votre compte bancaire professionnel
La synchronisation entre votre logiciel de comptabilité et votre compte bancaire professionnel apparaît essentielle, tant elle vous fait gagner du temps et vous aide dans votre gestion. Les mouvements de votre comptabilité sont constitués d’incessantes entrées et sorties d’argent, ce qui se traduit par un nombre considérable d’écritures bancaires. La synchronisation vous permet de toujours savoir où en est votre chiffre d’affaires, ainsi que votre trésorerie. Ces deux points sont cruciaux pour maîtriser votre gestion et décider d’effectuer des investissements ou au contraire d’entreprendre un plan d’économie.
Votre logiciel vous permet également de savoir où vous en êtes dans la collecte et le reversement de la TVA. Il vous aide à classifier vos dépenses, ce qui vous permet de mettre en exergue les frais inutiles, à supprimer ou pour le moins réduire.
Le rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire consiste à comparer les enregistrements comptables du compte banque avec les opérations figurant sur le relevé bancaire. Il s’agit de pointer les opérations une à une, en rapprochant à chaque fois la ligne du relevé bancaire avec la ligne du compte banque (numéro 512) de la comptabilité. Toutes les lignes doivent correspondre. Si ce n’est pas le cas, vous devez rechercher la source de l’erreur.
Les divergences peuvent provenir de plusieurs éléments :
- erreurs dans le montant lors de la saisie ;
- entrées d’argent pas encore créditées ;
- chèques non débités ;
- prélèvements effectués à tort par la banque, etc.
Le rapprochement bancaire est l’une des tâches les plus chronophages qu’il faut impérativement automatiser. Le logiciel de facturation Bizyness propose cette fonction. Il vous offre ainsi de :
- répertorier les oublis ;
- identifier les différences de soldes entre votre compte bancaire et votre comptabilité ;
- vous assurer de l’état réel de votre trésorerie ;
- mettre à jour les écritures comptables ;
- traquer des chèques non encaissés, etc.
Et surtout, vous ne perdez pas votre temps avec cet examen fastidieux des données comptables et bancaires !
Les exports pour vous et pour les intervenants extérieurs
La gestion de votre comptabilité e-commerce vous oblige à scruter vos données sous des angles différents. En paramétrant des exports sélectifs, vous analysez l’évolution de votre entreprise et mettez en place des stratégies pour améliorer vos résultats.
Les exports de données sont aussi requis pour votre communication avec des intervenants extérieurs : banquier, expert-comptable, associé, nouvel associé potentiel que vous souhaitez convaincre de vous rejoindre, investisseur, etc.
Toujours plus d’automatisation avec le logiciel de facturation Bizyness
Outre les fonctions essentielles d’optimisation, vous devez toujours exiger plus de votre logiciel de facturation. Bizyness est compatible avec des outils comme Zapier qui vous proposent davantage d’automatisations.
Vous gagnez encore plus de temps, évitez les oublis et les erreurs. Votre logiciel devient un véritable un assistant zélé qui vous soulage d’une charge considérable de travail !
Besoin d'aide pour gérer simplement votre entreprise ?
Rejoignez nos centaines de clients déjà satisfaits ! Essayez Bizyness gratuitement pendant 30 jours, sans engagement ni carte de crédit.