Vérifier un numéro de TVA avec VIES avant de facturer

Un client professionnel installé en Belgique ou en Allemagne vous commande des produits et vous demande une facture sans TVA. Avant de lui accorder ce traitement, vous devez contrôler qu’il est bien identifié à la TVA dans son pays. Le contrôle se fait en ligne sur VIES, le système d’échange d’informations sur la TVA de la Commission européenne. Encore faut-il savoir quoi saisir et quelle trace garder.

Pourquoi vérifier le numéro de TVA d’un client

Pour une vente de marchandises

Une livraison de biens expédiés vers un autre État membre est exonérée de TVA en France (article 262 ter, I du CGI) si plusieurs conditions sont réunies. L’acheteur doit notamment être identifié à la TVA dans un État membre autre que la France et vous avoir communiqué son numéro avant le début de l’expédition ou du transport.

Le BOFiP précise que le vendeur doit s’assurer de l’existence et de la validité de ce numéro. Si l’acheteur ne fournit pas de numéro, ou fournit un numéro invalide à la date de l’opération, la livraison doit être soumise à la TVA française. Faire figurer le numéro sur la facture ne suffit pas à prouver que les conditions de l’exonération sont remplies : en cas de contrôle, c’est à vous de démontrer qu’au moment de la livraison, le client vous avait donné un numéro valide.

Pour une prestation de services

Pour un service vendu à un professionnel établi dans un autre pays de l’UE, la TVA est due dans le pays du client, qui l’autoliquide. Le numéro de TVA en cours de validité communiqué par le client, et reporté sur la facture, crée une présomption simple qu’il agit en tant qu’assujetti. Selon le BOFiP, cette présomption ne vous dispense pas de votre obligation de vigilance, et notamment de vérifier la validité du numéro.

Pour l’état récapitulatif

Les ventes de biens à des professionnels de l’UE se déclarent aussi sur l’état récapitulatif, client par client. La FAQ de VIES rappelle que le numéro de votre client indiqué sur cet état doit être correct.

Vérifier un numéro sur VIES, étape par étape

Le service se trouve à l’adresse ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Il est disponible en français et n’exige aucun compte.

1. Choisissez dans le menu déroulant le pays qui a attribué le numéro. Le code pays est celui des deux lettres qui ouvrent le numéro (DE pour l’Allemagne, BE pour la Belgique, EL pour la Grèce).
2. Saisissez le numéro de TVA lui-même. Les lettres se tapent en majuscules, sans espaces ni points entre les blocs de chiffres. Pour un numéro autrichien, le premier caractère à saisir est la lettre « U ».
3. Dans la partie consacrée au demandeur, indiquez votre pays et votre propre numéro de TVA. Cette étape est facultative, mais c’est elle qui produit la preuve dont vous aurez besoin plus tard.
4. Cliquez sur « Vérifier » et lisez la réponse.

VIES ne détient pas lui-même les numéros. Votre demande part vers la base de données nationale du pays choisi, qui répond en quelques secondes. Il n’existe pas de fichier central de tous les assujettis européens. Les réponses possibles sont les suivantes :

Quand le numéro est valide, certains pays affichent aussi le nom et l’adresse de l’entreprise. Si ces champs apparaissent sous la forme « --- », c’est que le pays n’autorise pas leur diffusion. L’Espagne fonctionne à part : pour valider un numéro espagnol, il faut renseigner le nom, l’adresse et le type d’entreprise avec le numéro.

Comparez aussi le nom affiché avec celui de votre client : un numéro valide qui appartient à une autre société ne vous protège pas.

Lire le format d’un numéro de TVA

Chaque pays a sa propre structure. La connaître permet de repérer une faute de frappe avant même de lancer la vérification. Voici les formats publiés par la Commission européenne pour les pays avec lesquels les vendeurs français échangent le plus souvent (le préfixe de deux lettres n’est pas compté dans le format) :

Un numéro français se compose du code FR, d’une clé informatique de 2 chiffres et du numéro SIREN de l’entreprise (9 chiffres). Pour la Grèce, le préfixe est EL et non GR. La Commission ne publie pas les algorithmes de contrôle des numéros : seule la consultation de VIES vous dit si un numéro existe.

Conserver la preuve de la vérification

VIES ne fournit pas d’historique. Il confirme la validité d’un numéro pour le jour de la demande, jamais pour une date passée. Un numéro valide en mars peut avoir été invalidé en septembre, et vous ne pourrez pas reconstituer après coup la réponse obtenue au moment de la vente.

Quand vous indiquez votre propre numéro de TVA comme demandeur, la réponse contient un numéro de consultation unique. La Commission recommande de le garder dans vos archives si vous voulez pouvoir prouver à l’administration fiscale que vous avez vérifié tel numéro, à tel moment, avec telle réponse. Enregistrez la page de résultat en PDF et rangez-la avec la facture et le bon de commande du client.

La même page d’aide de VIES rappelle une limite : la confirmation de validité n’est qu’un des éléments de preuve de l’exonération. Pour une livraison intracommunautaire, gardez aussi les justificatifs de transport vers l’autre pays.

Service Public recommande de vérifier le numéro figurant sur les factures avant chaque transaction. Pour un client récurrent, une consultation datée à chaque commande, ou au moins régulièrement, vous évite de facturer hors taxe un client dont le numéro a été invalidé entre-temps.

Que faire si VIES indique un numéro invalide

Commencez par vérifier la saisie avec votre client : nombre de caractères, longueur, code pays. Une confusion entre GR et EL, ou un « U » oublié pour l’Autriche, suffit à faire échouer la vérification.

Si le numéro reste invalide, sachez que certains pays n’enregistrent dans leur base VIES que les numéros des entreprises déclarées pour des opérations intra-européennes : un numéro correct peut donc ne pas être validé parce que son titulaire ne s’est pas immatriculé à cette fin. Dans tous les cas, seule l’administration fiscale qui a attribué le numéro peut corriger les données. C’est à votre client de la contacter.

En attendant, Service Public indique la marche à suivre : le client dont le numéro est invalide doit vous fournir une attestation d’assujettissement délivrée par son administration fiscale. À défaut, vous le facturez sous le régime français de TVA. La FAQ de VIES va dans le même sens : si vous pensez que le client n’est pas assujetti, n’exonérez pas la vente et facturez la TVA.

Si le client prouve ensuite qu’il agissait bien en tant qu’assujetti au moment de l’achat et vous communique un numéro attribué par son pays, sans indice de fraude, vous devez rectifier la facture.

La réponse « service non disponible » signale un problème de site ou de base nationale. Certaines bases nationales ont des plages de maintenance : la base allemande est par exemple indisponible chaque nuit de 23 h à 1 h 30, et la base roumaine presque chaque week-end. Retentez la vérification plus tard et ne facturez hors taxe qu’une fois la réponse obtenue.

Les situations propres aux vendeurs en ligne

Une commande professionnelle passée sur votre boutique

Sur une boutique Shopify ou WooCommerce, c’est souvent le client qui saisit lui-même son numéro de TVA au moment de commander. Le numéro tapé dans le formulaire n’a encore été contrôlé par personne. Comme il doit vous avoir été communiqué avant l’expédition et être valide à la date de l’opération, la vérification sur VIES se fait entre la commande et l’envoi du colis.

Les particuliers européens

Un particulier n’a pas de numéro de TVA. Vous lui facturez la TVA, au taux français tant que vos ventes à distance dans l’UE restent sous 10 000 € hors taxe par an, puis au taux de son pays via le guichet unique. Ce cas est détaillé dans notre guide sur la TVA e-commerce et le guichet unique OSS. Un acheteur qui se présente comme professionnel sans pouvoir donner de numéro valide se facture de la même façon.

Les clients au Royaume-Uni

Depuis le 1er janvier 2021, VIES ne permet plus de valider les numéros britanniques commençant par GB. Pour ces clients, la Commission renvoie vers l’administration fiscale du Royaume-Uni. Les entreprises d’Irlande du Nord relevant du protocole ont en revanche des numéros commençant par XI, que VIES valide comme ceux des pays de l’UE.

Votre propre numéro de TVA

Vos propres fournisseurs de services en ligne, comme les régies publicitaires ou les éditeurs de logiciels, vous demandent votre numéro pour savoir s’ils doivent vous facturer la TVA ou si vous l’autoliquidez. Sans numéro valide, ils la facturent. Vérifiez donc le vôtre sur VIES de temps en temps. S’il apparaît invalide, adressez-vous à votre service des impôts des entreprises.

Si vous êtes en franchise de TVA, demander un numéro intracommunautaire ne vous fait pas perdre la franchise. En revanche, le communiquer à un fournisseur européen lors d’un achat de marchandises dans l’UE vous la fait perdre. Notre article sur le numéro de TVA de l’auto-entrepreneur détaille ces cas.

Beaucoup de clients professionnels

Le site VIES accepte des demandes groupées, et la Commission met à disposition des services SOAP et REST qui offrent les mêmes fonctions que la page web. Un logiciel peut donc interroger VIES directement. Un usage jugé abusif peut entraîner le blocage de l’adresse IP à l’origine des requêtes.

Après la vérification : établir la facture

Une fois le numéro validé, la facture doit le reprendre. Le numéro de TVA du client fait partie des mentions obligatoires des factures de livraisons intracommunautaires. S’y ajoutent des mentions qui justifient l’absence de TVA :

• pour une vente de marchandises exonérée, la mention « Exonération TVA, art. 262 ter-I du code général des impôts » ou une mention équivalente ;
• pour une prestation de services dont le client est redevable de la TVA, la mention « Autoliquidation ».

L’ensemble des mentions est repris dans notre article sur les mentions obligatoires d’une facture. Les déclarations qui suivent la vente (CA3, état récapitulatif, déclaration européenne de services) sont expliquées dans notre guide sur la TVA intracommunautaire.

Questions fréquentes

Peut-on retrouver un numéro de TVA à partir du nom d’une entreprise ?

Non. VIES ne permet pas de rechercher un numéro à partir d’un nom ou d’une adresse. Demandez le numéro à votre client, puis vérifiez-le. Pour une entreprise française, le numéro reprend le SIREN précédé du code FR et d’une clé de 2 chiffres.

Le nom affiché par VIES ne correspond pas exactement à mon client, que faire ?

Les données affichées sont celles de la base nationale du pays. Si l’écart vous fait douter, demandez des précisions au client. Il peut obtenir de sa propre administration fiscale la confirmation que son numéro est associé à son nom et à son adresse.

Mon propre numéro apparaît invalide sur VIES, est-ce grave ?

Vos fournisseurs européens vous factureront la TVA tant qu’il le restera. Contactez votre service des impôts des entreprises, seul compétent pour mettre vos données à jour. Une fois la correction faite, elle apparaît dans VIES.

Automatiser la TVA de vos ventes européennes

Bizyness récupère les commandes de Shopify, WooCommerce, Amazon, Stripe ou PayPal et génère les factures. Pour une vente à une entreprise d’un autre pays de l’UE avec un numéro de TVA valide, la facture est établie sans TVA avec la mention légale, et les ventes aux particuliers reçoivent la TVA du bon pays. La page TVA Europe décrit le fonctionnement.

L’essai dure 14 jours et le plan Starter commence à 14 € par mois pour 100 commandes, toutes fonctionnalités incluses (tarifs relevés sur le site le 12 novembre 2026). Vous pouvez le démarrer sur bizyness.fr.